Системы управления корпоративным контентом (ЕСМ)
Приведенное выше определение СЭД представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы. При этом в формулировке IDC уточнялось, что эти документы обычно хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, поддерживаемые EDMS, включают текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация и обеспечение безопасности данных. В начале нынешнего десятилетия AIIM (Association for Information and Image Management, наиболее авторитетная международная отраслевая ассоциация в области управления информацией и документами) ввела в обиход новое, широко используемое и общепринятое сегодня понятие:
Enterprise Content Management (ECM) -- управление корпоративным контентом (информационными ресурсами компании).
По формулировке AIIM, ECM -- зонтичный термин, он объединяет стратегии, организационные методы и инструментальные средства, используемые для сбора, ввода, администрирования, хранения, архивирования и доставки контента, относящегося к ключевым процессам организации. Развивая понятие ECM, аналитическая компания Gartner сегодня определяет его как стратегическую инфраструктуру и техническую архитектуру для поддержки единого жизненного цикла контента организации.
В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM:
Управление документами,
Управление образами документов,
Долговременное хранение документов,
Управление потоками работ (Workflow),
Коллективная работа с документами.
Системы управления корпоративным контентом предназначены для решения критически важных IT-задач, связанных с управлением, хранением и интеграцией документов и другой неструктурированной информации, содержащейся в различных автоматизированных системах и бизнес-приложениях, использующихся на предприятии. ECM-технологии направлены на поддержку работы с данными различных типов и форматов на протяжении всего их жизненного цикла.Благодаря внедрению ECM-системы обеспечивается повышение эффективности работы организации, кардинально снижаются операционные издержки, повышается качество совместной работы сотрудников.
Основные функциональные возможности ECM:
· управление документами (Document Management) -- экспорт-импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
· управление образами документов (Document Imaging) -- захват, преобразование и управление бумажными документами;
· управление записями (Records Management) или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), “управление документами” -- долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
· управление потоками работ (Workflow) -- поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
· управление веб-контентом (WCM) -- автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
· управление мультимедиаконтентом (DAM) -- управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
· управление знаниями (Knowledge Management) -- поддержка систем накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
· документоориентированное взаимодействие (Collaboration) -- совместная работа пользователей с документами и поддержка проектных команд.
На российском рынке на сегодняшний день системы ЕСМ представлены достаточно широко. По данным исследований IT-рынков компанией DSS Consulting ведущими на рынке ЕСМ являются программные продукты:
DOCUMENTUM, OPEN TEXT, FILENET.
01 декабря 2015 г. 11:24Ранее на ECM-J обсуждались в организациях. Совещания рассматривались как один из методов управления организацией, способ менеджмента. С развитием и ростом организации оперативный менеджмент нужно рассматривать как элемент более общего понятия - корпоративного управления .
В данной статье описан такой метод корпоративного управления, как корпоративные собрания и заседания: их участники и функции, которые они выполняют. Рассмотрим методы корпоративного управления, опираясь на два критерия: эффективность и прозрачность процесса проведения заседания.
Эффективность проведения корпоративных совещаний, как правило, зависит от знания основных регламентирующих документов и грамотной организации собраний и заседаний в соответствии с существующими методическими рекомендациями, о которых, к слову, знают не все. Прозрачность процесса созыва, проведения и исполнения решений собраний акционеров и заседаний Совета директоров влияет на инвестиционную привлекательность компаний, это особенно важно, если речь идет о западных инвесторах.
Совещания по корпоративному управлению
Совещания по корпоративному управлению направлены на выполнение задач корпоративного менеджмента, проводятся в форме собрания или заседания. Основная цель - обеспечить условия для принятия решения по вопросам корпоративного управления и проконтролировать его исполнение. Регламентируются внутрикорпоративными распорядительными документами, федеральными законами и межкорпоративными стандартами.
Совещания по корпоративному управлению бывают нескольких видов:
● Общее собрание акционеров (ОСА) (очередное/внеочередное);
● Заседание Совета директоров;
● Заседание Правления;
● Заседание профильных Комитетов.
Общее собрание акционеров (ОСА)
Порядок созыва и проведения ОСА определен в № 208-ФЗ «Об АО» . За несоблюдение порядка или сроков созыва и проведения ОСА предусмотрена ответственность в соответствии с ГК РФ.
Закон обязывает проводить ОСА ежегодно, однако многие, особенно небольшие, акционерные общества этой обязанности не следуют, а если и следуют, то не всегда правильно. Основная причина — не сознательное нарушение закона, а элементарное незнание порядка подготовки и проведения собрания акционеров.
По результатам общего собрания составляются итоговые документы: протокол об итогах голосования, и протокол общего собрания. Протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х экземплярах не позднее 3-х рабочих дней после закрытия собрания. Оба экземпляра подписываются председателем и секретарем ОСА.
Решения, принятые общим собранием акционеров, должны быть доведены до сведения акционеров не позднее 10 дней после составления протокола. Отчет направляется в том же порядке, что и сообщение о проведении общего собрания.
Следует отметить, что законодательство РФ динамично развивается в направлении использования электронных документов, в том числе в сфере проведения собраний акционеров. Это позволяет упростить процедуру проведения мероприятия, обеспечить выполнение требований к срокам предоставления информации о проведении собрания акционеров.
Заседание Совета директоров (наблюдательного совета) общества может созываться председателем Совета по собственной инициативе либо по требованию члена Совета директоров, ревизионной комиссии (ревизора) общества или аудитора общества, исполнительного органа общества, а также иных лиц, определенных уставом общества.
Порядок созыва и проведения заседаний Совета директоров (наблюдательного совета) общества определяется уставом или внутренними документами общества и законом прямо не регламентируются. Однако существует приказ Росимущества (Федеральное агентство по управлению государственным имуществом) от 27 марта 2014 г. №94 , в котором приведены методические рекомендации для корпоративных секретарей в части порядка проведения заседания Совета директоров.
Заседание Комитета
Комитет создается по решению Совета директоров общества и является консультативно-совещательным органом, обеспечивающим эффективное выполнение Советом директоров своих функций.
Цель создания Комитета - обеспечение углубленной проработки вопросов, относящихся к компетенции Совета директоров в определенной сфере деятельности компании, а также выработка обоснованных рекомендаций Совету директоров.
Комитеты являются, как правило, постоянно действующим рабочим органом Совета директоров. В рамках корпоративного процесса подготовки и принятия стратегических управленческих решений Комитет является связующим звеном между Советом директоров и исполнительными органами общества.
Комитет проводит заседания в соответствии с Планом и решениями Совета директоров. Порядок созыва и проведения заседаний Комитетов определяется уставом общества или внутренним документом общества и прямо не регламентируются законом.
В протоколе заседания Комитета должны быть отражены:
● дата проведения заседания;
● место проведения заседания;
● присутствующие на заседании члены Комитета, наличие кворума для принятия решений;
● повестка заседания Комитета (темы обсуждения);
● решение Комитета;
● наличие особых мнений членов Комитета.
Заседание Правления
Заседания Правления проводятся, как правило, в соответствии с установленным утвержденным планом. Порядок созыва и проведения заседаний Правления определяется уставом общества или внутренним документом общества и прямо не регламентируются законом.
Автоматизация собраний и заседаний по корпоративному управлению
Если для проведения служебных совещаний и летучек целесообразность автоматизации процессов не всегда очевидна, а порой и вовсе не требуется, то для организации мероприятий по корпоративному управлению использование системы электронного документооборота становится спасением от бумажного хаоса и бесконтрольности исполнения принятых решений.
Вендоры часто предлагают крупным компаниям отдельное решение в этой области. Обусловлено это прежде всего сложностью процесса проведения собраний и заседаний органов корпоративного управления и необходимостью учета территориально-распределённой структуры компаний.
Кроме того, такие решения позволяют организовать:
● планирование проведения мероприятия;
● контроль сроков исполнения решений;
● формирование протоколов собраний и других сопутствующих документов в соответствии с корпоративными стандартами;
● хранение и поиск документов по корпоративным мероприятиям;
● получение аналитической отчетности по корпоративному управлению.
Использование шаблонов протоколов и иных документов позволяет привести к единообразию документальную базу заседаний, сократить время на подготовку документов, повысить качество их заполнения, организовать электронное хранение копий и ускорить их последующий поиск.
При интеграции подобных решений с ЭДО появляется возможность повысить качество организации корпоративных мероприятий за счет своевременного уведомления участников об условиях, месте и сроке проведения мероприятий, а также оповещениях о принятых решениях.
Корпоративное управление - тема весьма обширная и имеет множество точек соприкосновения с процессами оперативного управления организацией. Однако сейчас методологически эта тема недостаточно проработана. Путь к изучению «белых» пятен корпоративного управления лежит через соотнесение теории корпоративного управления с потребностями, диктуемыми практикой.
Хотелось бы услышать мнение читателей, знакомых с процессами корпоративного управления: какие мероприятия корпоративного управления автоматизированы в вашей организации? Какие возможности для оптимизации процесса вы хотели бы видеть автоматизированными?
Литература
(5,00 - оценили 5 чел.)Описание
Продукт для холдинговых структур – управляющих компаний, холдингов, структур, имеющих в своем составе дочерние и зависимые общества, находящиеся под управлением единого корпоративного центра
Позволяет объединить в единый технологический контур учет объектов и процессов корпоративного управления дочерних обществ с централизованным учетом этих процессов в головном обществе
Область применения – автоматизация информационного взаимодействия между головным обществом и дочерними и зависимыми обществами группы компаний
Возможна реализация решения для холдинговых структур с централизованной и децентрализованной системами корпоративного управления, адаптация решения под индивидуальные требования и задачи клиента
Корпоративный учет. Ведение реестров юридических и физических лиц, участников процесса корпоративного управления. Учет Контролируемых иностранных компаний
Автоматизация функционала корпоративного центра. Ведение централизованного реестра обществ группы компаний, учет существенных характеристик обществ
Учет подготовки и проведения корпоративных мероприятий обществ группы компаний, вопросы повестки и принятые по ним решения, результаты голосования, учет протоколов и других документов
Планирование корпоративных мероприятий. Контроль исполнения решений, принимаемых органами головного, дочерних и зависимых обществ
Учет органов управления и контроля, в том числе, сроков полномочий членов органов управления и контроля дочерних и зависимых обществ
Учет инвестиционных активов, приобретения, отчуждения, обременения. Учет выпусков и погашений пакетов акций. Управление портфелем ценных бумаг холдинга. Управление счетами ДЕПО
Учет аффилированных лиц и бенефициаров. Автоматизированное формирование структуры группы лиц, структуры аффилированных лиц
Анализ стоимости чистых активов в целях выявления необходимости корпоративных мероприятий (согласно ФЗ «Об акционерных обществах»)
Учет сделок общества, автоматизированный анализ сделок на предмет необходимости одобрения по основаниям, предусмотренным законодательством. Анализ на заинтересованность, крупность и т.п.
Консолидация всей отчетности дочерних и зависимых обществ, контроль сроков ее представления. Учет бумажных и электронных документов в реестре документов общества
Автоматическое формирование документов и аналитических отчетов. Возможность создания специализированных документов и отчетных форм
Учет и управление в корпоративном центре кампаниями по выдвижению кандидатов в органы управления и контроля дочерних и зависимых обществ
Возможности
Автоматизировать процессы корпоративного управления в холдингах с централизованной системой управления. Процессы корпоративного управления сконцентрированы в головном обществе, в зоне ответственности дочерних обществ находится подготовка первичных документов, обработку и учет которых ведут специалисты единого корпоративного центра
Реализовать принципы децентрализованного подхода к системе корпоративного управления. Автоматизация холдингов, где функции корпоративного управления разделены между дочерними и головным обществами
Вести централизованный учет и управление процессами выдвижения кандидатов в органы управления и контроля дочерних и зависимых обществ
Управлять процессом согласования и проведения сделок в обществах холдинга. Осуществлять ведение паспортов сделок, согласовывать сделки с корпоративным центром, анализировать их на заинтересованность, крупность, контролируемость и т.д.
Организовать учет и автоматизацию процессов движения ценных бумаг и взаимодействия с депозитариями/регистраторами
Пользователи
Топ менеджеры акционерых обществ, как пользователи аналитических модулей продукта
Специалисты Центров корпоративного управления холдингов, дочерних и зависимых обществ
Директора по корпоративному управлению, корпоративные секретари
Пользователями отдельных модулей могут быть специалисты кадровых, финансовых и правовых подразделений головного общества холдинга
ГК «БизнесРешение» выбрана в качестве поставщика услуг по сопровождению корпоративных автоматизированных систем в холдинге АО «Спецремонт» в 2017 году в рамках закупки, размещённой на площадке zakupki.gov.
В холдинге АО «Спецремонт» в эксплуатации уже находятся несколько корпоративных автоматизированных систем, внедрённых ГК «БизнесРешение». Автоматизированы следующие области:
- управление закупочной деятельностью;
- управление денежными средствами и бюджетное управление (управление расходами);
- централизованное управление запасами.
В начале 2017 года планируется запуск в эксплуатацию АС бухгалтерского и налогового учёта, а также системы централизованного управления исполнением контрактов.
Блок бухгалтерского учёта
В рамках второго релиза ЕКИ АСУ для АО «Спецремонт» был запущен в эксплуатацию блок бухгалтерского учёта. В результате запуска с начала 2017 года к работе в единой корпоративной системе управления подключились 24 дочерних предприятия холдинга «Спецремонт».
Создание ЕКИ АСУ для холдинга «Спецремонт» предусматривает унификацию бухгалтерского учёта, централизацию управления запасами, контроль за выполнением контрактных обязательств по ГОЗ, а также централизованное управление взаиморасчётами с контрагентами. К настоящему моменту большая часть запланированных областей автоматизирована.
2016
Релиз единой корпоративной интегрированной автоматизированной системы управления (ЕКИ АСУ)
ГК «БизнесРешение» объявила в ноябре о запуске первого релиза единой корпоративной интегрированной автоматизированной системы управления (ЕКИ АСУ) для холдинга «Спецремонт» в промышленную эксплуатацию. В рамках этапа был автоматизирован объект «Централизованное управление запасами», а также составлено техническое задание на второй релиз ЕКИ АСУ, завершение которого ожидается в конце декабря.
В результате внедрения предприятия холдинга «Спецремонт» перешли на ведение потребностей в закупке и согласование запросов на автоматизацию платежей с использованием единого справочника номенклатуры холдинга.
Был запущен процесс проведения инвентаризации с целью учёта в АС запасов предприятия и использования запасов дочерних организаций для покрытия потребностей холдинга.
Техническое задание на второй релиз ЕКИ АСУ включает автоматизацию двух объектов:
- Бухгалтерский и налоговый учёт.
- Централизованное управление исполнением контрактов.
В рамках автоматизации бухгалтерского и налогового учёта к настоящему моменту выполнено обследование методик учета и сформирована единая методология учета с использованием типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия КОРП .
В рамках автоматизации управления исполнением контрактов планируется создание системы, позволяющей осуществлять планирование исполнения заказов, контролировать выполнение планов и своевременно принимать меры, направленные на выполнение задач планов в установленные сроки.
В целом, создание ЕКИ АСУ для холдинга «Спецремонт» предусматривает унификацию бухгалтерского учёта, централизацию управления запасами, контроль за выполнением контрактных обязательств по ГОЗ, а также централизованное управление взаиморасчётами с контрагентами.
Завершена оценка эффективности АС КУР на АО "Спецремонт"
В октябре завершена оценка эффективности АС "Корпоративное управление расходами" в АО "Спецремонт". Объектами автоматизации системы являются оперативное управление расходованием денежных средств и бюджетирование предприятия. АС охватывает более 30 предприятий холдинга по всей территории РФ.
По результатам оценки было сделано заключение об эффективном использовании добавленного в текущем релизе АС функционала:
- получение сведений о суммах денежных средств, которые могут быть размещены на депозитах;
- ведение учета денежных средств и платежей в соответствии с Федеральным законом 275-ФЗ.
Кроме того, были намечены дальнейшие пути развития АС в части объекта автоматизации "Бюджетирование дочерних обществ".
Введён в опытную эксплуатацию первый релиз ЕКИ АСУ для холдинга "Спецремонт"
Осенью 2016 года введён в опытную эксплуатацию 1-й релиз Единой корпоративной интегрированной автоматизированной системы учёта и управления (ЕКИ АСУ) в холдинге «Спецремонт ».
Настоящий релиз АС позволяет управляющей компании холдинга осуществлять централизованное управление запасами на складах дочерних обществ. Теперь дочернее общество может воспользоваться свободными запасами другого общества в составе холдинга для удовлетворения возникшей производственной потребности. С этой целью в управляющей компании поддерживается единый каталог номенклатуры предметов закупки и потребления предприятий холдинга. К системе подключено 25 дочерних обществ.
В целом, создание ЕКИ АСУ холдинга «Спецремонт» предусматривает унификацию бухгалтерского учёта, централизацию управления запасами, контроль за выполнением контрактных обязательств по ГОЗ, а также централизованное управление взаиморасчётами с контрагентами.
2015: Автоматизация корпоративного управления закупками в холдинге «Спецремонт»
Проект предполагал создание в холдинге автоматизированной системы (АС) «Корпоративное управление закупками ».
Цель создания АС - обеспечить контроль за закупками дочерних обществ и организовать централизованные закупки наиболее востребованной продукции.
АС предполагает следующий функционал :
- В системе организован сбор и централизованное согласование потребности дочерних обществ в закупке продукции.
- По каждому элементу потребности управляющая компания может выбрать организатора закупки: дочернее общество или управляющая компания.
- Из согласованных элементов потребности непосредственно в АС формируются закупочные лоты.
- Все договоры дочерних обществ на закупку продукции проходят согласование в управляющей компании.
- При согласовании договора автоматически контролируется соответствие спецификации заключаемого договора составу сформированного в системе закупочного лота.
- Система является полностью централизованной. Вся информация обрабатывается и хранится в единой информационной базе, управляемой ИТ-службой головной организации.
- Доступ представителей дочерних обществ к системе организуется в виде web-интерфейса через интернет-браузер.
- Ключевая нормативно-справочная информация ведётся представителями головной организации.
- Создаваемая система интегрируется с системой электронного документооборота управляющей компании, в которой должны проходить согласование договоры дочерних обществ. Результаты согласования должны автоматически передаваться в основную систему.
АС рассчитана на 200 автоматизированных рабочих мест.
Применение АС позволило:
- полностью предотвратить образование неликвидных запасов ТМЦ;
- более чем в 2 раза ускорить оборачиваемость ТМЦ на предприятиях холдинга;
- полностью и своевременно выполнить производственную программу 2015 года.
