Как сделать свой бизнес успешным
  • Главная
  • Расчеты
  • Об утверждении регламента использования системы электронного документооборота при организации делопроизводства в минсельхозе россии. Прием и регистрация входящей документации в сэдо. Учет количества документов, зарегистрированных в сэдо

Об утверждении регламента использования системы электронного документооборота при организации делопроизводства в минсельхозе россии. Прием и регистрация входящей документации в сэдо. Учет количества документов, зарегистрированных в сэдо

30.04.2020 Расчеты
ПРИЛОЖЕНИЕ №1

к Договору № от «____» ___________ 2015 г.

о присоединении к системе электронного

документооборота «Диалог»
РЕГЛАМЕНТ

использования системы электронного документооборота «Диалог»

г. Симферополь «____» ___________ 2015 г.

  1. Общие положения


    1. Настоящий Регламент определяет порядок и условия использования системы электронного документооборота «Диалог» (далее СЭД «Диалог»).

    2. СЭД «Диалог» представляет собой информационную систему, предназначенную для обеспечения полноценного функционирования электронного документооборота, включая управление документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.

    3. СЭД «Диалог» внедряется в целях организации безбумажного электронного документооборота и перехода на систему межведомственного электронного документооборота на компонентах свободного программного обеспечения, предоставления услуг в электронном виде и создания единого информационного пространства исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.

    4. СЭД «Диалог» предполагает подготовку документов, перенаправление и постановку поручений, а также контроль исполнения поручений с возможностью использования юридически значимой электронной подписи на базе Удостоверяющего центра, функционирующего в соответствии с требованиями действующего законодательства.

    5. СЭД «Диалог» отвечает требованиям основных законодательных актов и нормативно-методических документов в сфере регулирования информационных систем, использующихся для обеспечения электронного документооборота.

      1. СЭД «Диалог» отвечает требованиям следующих законодательных актов:

  • Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации»;

  • Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);

  • Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ, «О коммерческой тайне»;

  • Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»;

  • Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

  • Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

      1. СЭД «Диалог» соответствует следующим стандартам:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

  • ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

  • ГОСТ Р 34.10-2001. «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

  1. Термины и определения

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных и региональных органах исполнительной власти;

Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот регионального органа исполнительной власти;

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

Подлинник электронного документа - документ, подписанный ЭП, созданный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

Пользователь СЭД - должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения и распространения электронных документов, а именно: министр, первый заместитель министра, заместители министра, начальники отделов, специалисты, ответственные за работу в СЭД;

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, присваиваемое документу при его регистрации;

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;

Резолюция - решение, принятое должностным лицом. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролёре, сроке исполнения, признаке контроля;

Реквизит документа - элемент оформления документа, придающий ему юридическую силу;

Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

Электронный документ - официальный документ в электронной форме, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в СЭД регионального органа исполнительной власти;

Электронный документооборот - документооборот, с применением информационной системы;

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

ЭП – электронная подпись, реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного подлинника, имеющий одинаковое наименование с электронным документом и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа.

  1. Требования к квалификации персонала, эксплуатирующего систему


    1. Эксплуатация системы должна осуществляться персоналом, прошедшим специальное обучение.

    2. Пользователи СЭД «Диалог» обязаны ознакомиться с руководством пользователя СЭД, иметь навыки работы с СЭД «Диалог» и соблюдать настоящий Регламент.

  2. Назначение системы СЭД «Диалог»


    1. Система электронного документооборота «Диалог» предназначена для решения следующих задач:

  • регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, включая обращения граждан, организаций и коллективных обращений граждан;

  • создание электронных образов входящих и исходящих бумажных документов посредством сканирования, внесение документов, поступивших посредством сети интернет, МЭДО, из других информационных систем, а также непосредственное создание документа в системе;

  • фиксация документа в системе;

  • доведение документа до пользователя системы;

  • согласование и наложение резолюций;

  • формирование заданий и поручений в соответствии с резолюциями;

  • совместная подготовка документов;

  • визирование документов с помощью ЭП;

  • отправка документов;

  • формирование запросов и аналитических отчетов по состоянию документооборота;

  • хранение и учет документов;

  • создание бумажных копий документа.

    1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Электронный документ, сформированный в СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.

    2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

    3. В СЭД ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.

    4. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с их номенклатурой.

    5. Для поиска электронных документов в СЭД используются следующие сведения об электронных документах (в зависимости от типа документа):

  • отправитель;

  • адресат;

  • должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;

  • вид документа;

  • тип документа;

  • дата регистрации документа;

  • регистрационный номер документа;

  • дата создания документа;

  • дата и номер исходящего документа;

  • исполнитель.

    1. Участники СЭД обязаны обеспечивать соблюдение требований действующего законодательства об использовании ЭП.

    2. При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими только общедоступную информацию. Обмен информационными сообщениями, содержащими информацию служебного или ограниченного использования не допускается.

  1. Функции, выполняемые СЭД «Диалог»


    1. СЭД «Диалог» обеспечивает автоматизацию следующих процедур процесса электронного документооборота:

  • подготовка документов;

  • перевод документов на бумажных носителях в электронный вид;

  • согласование и утверждение пользователями электронных документов;

  • создание резолюций к документам;

  • согласование и утверждение пользователями резолюций к документам;

  • пересылка электронных документов адресатам;

  • уведомление исполнителя о поступлении документа и сроке его исполнения;

  • ведение справочника организаций, сотрудников и организационных структур – участников документооборота;

  • ведение справочника номенклатуры документов;

  • контроль исполнительной дисциплины по регистрируемым документам;

  • ведение статистики по исполнению поручений;

  • авторизация пользователей;

  • разграничение доступа к документам;

  • поиск по содержанию документа;

  • разграничение доступа пользователей к функциям системы.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над документами:

  • создание регистрационной карточки документа;

  • удаление регистрационной карточки документа;

  • редактирование регистрационной карточки документа;

  • добавление, удаление, замена, изменение порядка страниц документа;

  • регистрация (присвоение регистрационного номера и даты) документа;

  • просмотр регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа;

  • вывод регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа на бумажные носители;

  • подписание документа ЭП;

  • просмотр истории работы с документом.

    1. История работы над документом отражает основные действия, осуществляемые пользователями с документом. Запись в истории работы с документом содержит в себе следующую информацию:

  • дата и время операции;

  • вид операции (создание, удаление, просмотр, редактирование);

  • фамилия, инициалы, организация пользователя;

  • IP-адрес АРМ пользователя.

    1. Система обеспечивает выполнение следующих действий над резолюцией:

  • создание резолюции определенного документа;

  • просмотр резолюции;

  • редактирование резолюции;

  • удаление резолюции;

  • подписание резолюции ЭП;

  • просмотр истории работы с резолюцией.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над направлениями документов:

  • создание направления с указанием отправителя, адресатов, примечания;

  • редактирование направления;

  • просмотр направления;

  • удаление направления.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над отметками об исполнении документов:

  • создание отметки об исполнении с указанием исполнителя, типа отметки (полное завершение, промежуточный результат);

  • редактирование отметки об исполнении;

  • просмотр отметки об исполнении;

  • удаление отметки об исполнении.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над проектами документов:

  • создание, просмотр различных версий проектов документов;

  • создание листа согласования для версии проекта документа инициатором с заданием последовательности маршрутов параллельного и последовательного согласования участниками;

  • согласование проектов документов участниками листа согласования;

  • добавление маршрутов согласования в лист согласования его участниками;

  • просмотр состояния листа согласования с указанием текущей стадии согласования и продолжительностью стадий;

  • возврат проектов документов на доработку с замечаниями участниками листа согласования;

  • прекращение и повторный запуск процесса согласования инициатором;

  • подписание проекта документа ЭП.

    1. СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над контрольными карточками документов:

  • установка контрольных сроков для исполнителей поручений и документов;

  • изменение контрольных сроков по поручениям и документам;

  • снятие поручений и документов с контроля;

  • просмотр контрольной карточки с записями об установке контрольных сроков и снятии с контроля.

    1. Запись контрольной карточки включает в себя:

  • дату и время создания записи;

  • вид операции (установка, изменение контрольного срока или снятие с контроля);

  • примечание к записи (при необходимости);

  • количество продлений контрольного срока;

  • фамилия, инициалы, организация пользователя, выполнявшего операцию;

  • IP-адрес АРМ пользователя.

    1. Пользователи получают доступ к функциям системы в соответствии с установленными правами доступа. В системе присутствуют следующие группы прав доступа:

  • пользователь (права доступа по умолчанию);

  • администратор организации;

  • администратор системы.

    1. Пользователь с установленными по умолчанию правами может выполнять следующие действия в системе:

  • просматривать адресованные ему документы;

  • создавать и редактировать резолюции и отметки об исполнении в документах, где пользователь является автором;

  • удалять созданные им резолюции и отметки об исполнении до момента рассмотрения данного документа нижестоящими сотрудниками, а также удалять свои отметки об исполнении;

  • ставить, продлевать сроки и снимать с контроля исполнителей своих резолюций.

    1. Права администратора организации предусмотрены для пользователей, осуществляющих регистрацию и администрирование документов своей организации. Пользователь с правами администратора может выполнять следующие действия в системе:

  • просматривать регистрационные карточки и страницы документов своей организации;

  • создавать, редактировать и удалять (до момента начала работы с документом) документы своей организации;

  • регистрировать документы организации;

  • создавать, редактировать и удалять резолюции документов организации;

  • ставить на контроль и снимать с контроля документы организации;

  • формировать и просматривать имеющиеся отчеты организации;

  • создавать, редактировать и удалять списки рассылкиорганизации;

  • создавать и редактировать организационную структуру (подразделения и сотрудников) организации.

    1. Права администратора системы позволяют осуществлять действия, связанные с конфигурацией системы и оказанием технической поддержки и предназначены для разработчиковсистемы и сотрудников, осуществляющих техническую поддержку. Пользователь, обладающий правами администратора системы, может выполнять следующие действия:

  • настраивать права пользователей в системе;

  • создавать и редактировать записи в справочнике организаций и пользователей системы;

  • просматривать все документы в системе;

  • редактировать статусы всех документов в системе;

  • создавать, редактировать и удалять все виды документов;

  • регистрировать все виды документов;

  • создавать, редактировать и удалять все резолюции;

  • просматривать стадии рассмотрения документов у всех пользователей;

  • ставить на контроль и снимать с контроля резолюции;

  • просматривать и формировать все имеющиеся статистические отчеты;

  • создавать и редактировать организационную структуру;

  • просматривать записи в подсистеме регистрации и учета.

  1. Требования к реализации процессов документооборота на платформе СЭД «Диалог»


    1. Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:

  • настоящий регламент;

  • руководство пользователя СЭД «Диалог»;

  • инструкция по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым;

  • приказы и распоряжения руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства.

    1. Процесс ввода документов пользователем должен включать процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

    2. При вводе документов в СЭД «Диалог» пользователь должен использовать интерактивные средства настройки и управления.

    3. В том случае, когда инструкцией по делопроизводству определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода должен включать только регистрацию документов.

    4. Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется системой на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа пользователем.

    5. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД «Диалог» путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа:

  • документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

  • документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

  • документ был создан или направлен именно в указанное время, указанному адресату;

  • документ является целостным;

  • электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД «Диалог», за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, установлен запрет на создание электронного образа.

    1. Создание и обработка документов в СЭД «Диалог» осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

    2. Для обеспечения корректности ввода электронных документов в СЭД «Диалог» при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа - обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа образуют отдельный электронный документ, пользователь СЭД «Диалог» должен обеспечить ввод всех его компонентов.

    3. Сотрудники, отвечающие согласно должностной инструкции за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1-го раза в 3 часа осуществлять вход в систему для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.

    4. Процесс передачи (отправки) документов адресату посредством СЕД «Диалог» осуществляется исключительно в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

  1. Информационная безопасность


    1. Основным средством информационной безопасности признается применение средств криптографической защиты информации.

    2. Обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности СЭД «Диалог» предполагает также применение программно-аппаратных средств и организационных мер защиты администратором СЭД «Диалог» и пользователями (участниками) СЭД «Диалог» в пределах полномочий.

    3. К программно-аппаратным средствам защиты информации относятся:

    • средства идентификации пользователей в системе;

  • средства аутентификации пользователей и разграничения доступа;

  • средства защиты от несанкционированного доступа;

  • антивирусные средства защиты;

  • средства защиты от сетевых атак;

  • средства обеспечения отказоустойчивости и резервного копирования системы.

    1. К организационным мерам защиты информации относятся:

  • размещение технических средств доступа в СЭД в помещениях с контролируемым доступом;

  • административное ограничение доступа к техническим средствам СЭД;

  • задание режима получения и использования пользователями данных авторизации для доступа в СЭД «Диалог»;

  • допуск к работе в СЭД специально обученных и подготовленных лиц;

  • поддержание программно-аппаратных средств СЭД в исправном состоянии;

  • резервирование программно-аппаратных средств СЭД;

  • защита аппаратных средств СЭД от повреждающих внешних воздействий.

  1. Правила работы с ЭП


    1. Допускается использование только средств электронной подписи, сертифицированных Удостоверяющим центром, авторизованным Федеральной службой безопасности Российской Федерации (ФСБ России), которые позволяют идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в статистической информации в электронном виде.

    2. Сертификат ключа подписи должен быть внесен Удостоверяющим центром в реестр сертификатов ключей подписей не позднее даты начала действия сертификата ключа подписи.

    3. Сертификат ключа подписи должен содержать следующие обязательные сведения:

  • владелец сертификата ключа подписи (фамилия, имя и отчество физического лица);

  • открытый ключ ЭП;

  • уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи;

  • даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра (УЦ);

  • наименование и место нахождения УЦ, выдавшего сертификат ключа подписи;

  • наименование средств ЭП, с которыми используется данный открытый ключ ЭП;

  • сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;

  • область (области) использования сертификата ключа подписи, при которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;

  • точка распространения списка аннулированных (отозванных) сертификатов ключей подписи, изданных Удостоверяющим центром.

    1. Дополнительные данные о владельце сертификата ключа подписи могут включаться в сертификат ключа подписи только с его письменного согласия.

    2. Средства электронной (средства ЭП) подписи обеспечивают реализацию следующих функций:

  • создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной подписи;

  • подтверждение подлинности электронной подписи в электронном документе с использованием открытого ключа электронной подписи (сертификата ключа подписи);

  • создание закрытого ключа и открытого ключа электронной подписи.

    1. Применение отчитывающимися субъектами ЭП в рамках работы с СЭД «Диалог» не требует получения специальной лицензии.

    2. В соответствии со Статьёй 12 Федерального закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» владелец сертификата ключа подписи обязан хранить в тайне закрытый ключ электронной подписи (ЭП).

    3. Носитель информации, содержащий закрытый ключ ЭП, находится на ответственном хранении у владельца сертификата ключа подписи (пользователя Удостоверяющего центра) и должен храниться в условиях, исключающих возможность его компрометации.

    4. Передавать закрытый ключ ЭП другому лицу запрещено. Обращение с носителем информации, содержащим закрытый ключ ЭП, должно осуществляться в соответствии с эксплуатационной документацией на средства электронной цифровой подписи и в соответствии с требованиями Удостоверяющего центра (УЦ). Не допускается записывать на носитель ключевой информации постороннюю информацию.

    5. Необходимо применение организационных мер информационной безопасности, в том числе ограничение доступа к автоматизированным рабочим местам (АРМ), которые используются для создания ЭП к электронным документам. На данные АРМ не должно устанавливаться программное обеспечение (ПО), не связанное с выполнением служебных обязанностей сотрудников, работающих на этих АРМ. Ответственность за компрометацию или утрату закрытого ключа ЭП возлагается исключительно на владельца сертификата ключа подписи.

    6. Под компрометацией закрытого ключа электронной подписи (ЭП) понимается его утрата, хищение, разглашение, несанкционированное копирование, увольнение сотрудника, имеющего доступ к закрытому ключу ЭП, любые другие виды разглашения закрытого ключа ЭП, а также такие случаи, когда нельзя достоверно установить, что произошло с носителем, содержащим закрытый ключ ЭП. При компрометации и подозрении на компрометацию закрытого ключа ЭП пользователя Удостоверяющего центра (УЦ), он должен немедленно прекратить использование данного закрытого ключа ЭП для работы с электронными документами и сообщить в УЦ, выдавший данный закрытый ключ ЭП, о факте компрометации (или подозрении на компрометацию).

  1. Аварийные и сбойные результаты


    1. К числу обстоятельств, которые способны послужить причиной возникновения чрезвычайных, аварийных ситуаций, в том числе технических сбоев, могут быть отнесены обстоятельства, которые, временно или на неопределенный срок делают или могут сделать невозможным или значительно затруднить осуществление электронного документооборота. К таким обстоятельствам, могут быть отнесены:

  • пожары, наводнения, иные стихийные бедствия или техногенные катастрофы;

  • нестабильность или отключение электроэнергии, которое не может быть нейтрализовано имеющимися в распоряжении техническими средствами;

  • принятие или изменения законодательных или иных актов государственных органов Российской Федерации или распоряжения данных органов, прямо или косвенно затрудняющие дальнейшее осуществление электронного документооборота в том виде, в котором он осуществлялся до принятия данных актов;
    • С настоящим Регламентом использования СЭД «Диалог» для организации электронного документооборота согласен. Условия настоящего Регламента принимаю.

    Оператор СЭД

    ГУП РК «Крымсвязь»

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________
    Участник СЭД

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    Директор

    ________________________/___________

    _____________________________________

    _________________/___________________

    Система Управления Корпоративными Документами и Бизнес-процессами PayDox

    Регламент электронного документооборота

    Примерный Регламент
    электронного документооборота
    с использованием Корпоративной Системы Управления Документами PayDox

    Paybot LLC
    Оглавление

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3

    2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 3

    3. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ 6

    4. ВВОД ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМУ 6

    5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЖУРНАЛАХ РЕГИСТРАЦИИ 6

    6. ПОИСК ДОКУМЕНТОВ 6

    6.1. Методы поиска документов 6

    6.2. Поиск по периоду, статусам документа, входящим/исходящим 6

    6.3. Поиск по значениям из стандартных справочников контрагентов, категорий документа, предприятий/подразделений, видов деятельности и по значениям из пользовательских справочников 7

    6.4. Часто используемые списки документов 7

    6.5. Быстрый поиск по контексту 8

    6.6. Вызов справочников для задания параметров поиска 8

    6.7. Поиск в комментариях и контактах 8

    6.8. Полнотекстовый поиск по файлам документов 9

    6.9. Формирование списка необходимых документов из e-mail уведомлений системы 9

    7. РАБОТА С КАРТОЧКОЙ ДОКУМЕНТА 9

    7.1. Общие сведения 9

    7.1. Действия с карточкой документа 9

    9. ВЫВОД ДОКУМЕНТА В MS WORD 11

    11. СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 12

    12. ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 14

    13. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 15

    14. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДОКУМЕНТАМИ 16

    15. КОНТРОЛЬ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ 16

    16. ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО СТАТУСА ДОКУМЕНТА 16

    17. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНИКОВ 18

    18. КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ 18

    19. ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 19

    18.1. Справочник «Номенклатура Дел» 19

    19.1. Действия с Описями Дел 20

    19.2. Кнопки, регистрации изменения физического месторасположения подлинника документа, его выдачи и возврата в Дело. 21

    20. ОТЧЕТЫ 21

    1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    Данный Регламент электронного документооборота (далее - Регламент) предназначен для регулирования порядка работы с документами на предприятии с использованием Корпоративной Системы Управления Документами PayDox (далее - Система).

    Регламент устанавливает общие требования к организации работы с документами на предприятии с использованием Системы.

    При подготовке Регламента использовались:


    • ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ (Рег. N 2508 в Минюсте РФ от 26 декабря 2000 г)

    • ГОСТ Р 51141-98. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. Термины и определения

    2.ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

    Электронный Документооборот – осуществление документооборота предприятия с использованием программно-технических средств


    Система – Корпоративная Система Управления Документами PayDox.

    Пользователь Системы – зарегистрированный в системе сотрудник, имеющий право работы с Системой

    Документ ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе ин­формация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

    Формуляр Документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

    Электронная Карточка Документа – набор реквизитов документа, представленных в электронной форме, электронный аналог Формуляра Документа.

    Файл Документа – компьютерный файл с информацией о документе – текстовой и/или графической

    Необходимо различать сам Документ, представленный, как правило, в бумажном виде и имеющий юридическую силу, и Электронную Карточку Документа и Файл Документа, представленные в электронном виде, как правило, не имеющих юридической силы, но могущих использоваться как юридически значимые аргументы и использующихся для представления информации о документе в электронном виде.

    Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

    Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

    Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

    Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

    Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

    Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

    Неактивный документ - электронная карточка документа, имеющая признак «Неактивен», означающий, что данный документ находится на стадии первичного формирования и не требует работы с ним других исполнителей, кроме Создателя Документа. Электронный аналог чернового документа.

    Администратор Системы - пользователь, ответственный за администрирование Системы, настройку параметров работы Системы и справочников Системы, заведение в Системе пользователей и назначение пользователям прав.

    Ответственный Исполнитель по документу - пользователь, ответственный за исполнение данного документа.

    Создатель Документа - пользователь, создающий Электронную Карточку Документа.

    Данный реквизит создается автоматически и присутствует для всех категорий документов

    Согласующий по Документу - пользователь, участвующий в процедуре согласования Документа.

    Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

    Утверждающий по Документу - пользователь, утверждающий Документ.

    Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов

    Контролер по Документу - пользователь, контролирующий исполнение Документа.

    Данный реквизит является настраиваемым и может не присутствовать для некоторых категорий документов
    Категория (тип) Документа – документы, объединяемые одинаковой для всех печатной формой и перечнем реквизитов, например, входящие счета, счета-фактуры и т.п.

    Перечень категорий документов является настраиваемым и составляется в соответствии с потребностями предприятия

    Задача (поручение, задание) – категория документа, для которой предполагается выполнение сотрудниками определенных действий.
    Согласование – процедура последовательно-параллельной групповой работы пользователей над документом, в процессе которой пользователи или согласуют (одобряют) документ, или отказывают в согласовании документа.
    Утверждение – процедура официального одобрения документа пользователем, имеющим такие полномочия
    Журналы Регистрации Документов – электронные формы, аналог бумажных журналов регистрации документов, предназначенные для осуществления факта регистрации поступления документа.

    Количество Журналов Регистрации Документов, перечень и порядок следования их реквизитов настраивается в соответствии с принятыми на предприятиями правилами регистрации документов
    Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
    Требованием технологии электронного документооборота является необходимость обеспечения уникальности индекса документа. Уникальность индекса документа означает его неповторяемость в системе электронного документооборота. Для обеспечения уникальности индексов документов на предприятии необходимо принять соответстующую систему индексации документов, гарантирующую уникальность индексов документов даже при децентрализованной (распределенной) системе регистрации документов в подразделениях предприятия.

    Возможным вариантом такой системы может быть использование в индексе документа кода подразделения, кода категории документа и периода, т.е. использование формата индекса документа в виде XXZZYYMMDD/NN, где

    XX – код подразделения, например OK – отдел кадров,

    YY – год, например, 04,

    MM – месяц, например, 09,

    DD – день, например, 25,

    NN – порядковый номер документа за день, например 12,

    т.е. индекс документа в данном случае будет иметь вид: OKСЧ040925/12

    Такая система индексации документов позволяет по номеру документа однозначно определить его тип, место и время создания.


    Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
    Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией
    Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одну вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
    Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, за-водимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
    Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
    Все термины и определения в настоящем регламенте используются в соответствии в технологией электронного документооборота PayDox .

    3.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ

    Корпоративная Система Управления Документами PayDox предназначена для управления документами и бизнес-процессами предприятия. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия, а также имеет средства управления платежными документами и средства организации групповой работы пользователей. Администраторы системы и продвинутые пользователи могут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов

    4.ВВОД ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМУ

    Ввод документов в Систему осуществляется по мере их поступления или создания.

    Для входящих документов в системе может быть заведена Электронная Карточка Документа и к карточке может быть прикреплен один или несколько отсканированных файлов образа документа.

    Для исходящих и внутренних документов, кроме этого, к карточке может быть прикреплен один или несколько файлов документа в формате MS Word/ MS Excel.

    В процессе работы с документом в карточке документа могут быть созданы различого вида комментарии (вопросы, обсуждения хода работ по документу, резолюции, информация о контактах и событиях), а также информация о согласовании, утверждении и исполнении документа.

    МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    ПРИКАЗ

    Об утверждении Регламента использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России


    В целях обеспечения своевременного прохождения и исполнения документов в Минсельхозе России с использованием Системы электронного документооборота

    приказываю:

    1. Утвердить прилагаемый Регламент использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России.

    2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Семенова П.В.

    Министр
    Н.В.Федоров

    Приложение. Регламент использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минсельхозе России

    1. Общие положения

    1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования Системы электронного документооборота (СЭДО) при организации делопроизводства в Минсельхозе России (далее - Министерство).

    1.2. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

    1.3. В целях настоящего Регламента используются следующие термины и определения:

    администратор СЭДО - работник Министерства, отвечающий за эксплуатацию СЭДО;

    пользователи - работники Министерства, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

    регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (работники отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела контроля проверки исполнения и архива Департамента управления делами и организационной работы (далее - Депуправделами), и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах);

    регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

    резолюция - распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате наложения резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

    прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

    регистрация документа - присвоение регистратором документу постоянного регистрационного номера с внесением в регистрационную карточку сведений о документе.

    1.4. Для осуществления работниками Министерства обязанностей, устанавливаемых настоящим Регламентом, производится и поддерживается соответствующая настройка рабочих мест пользователей СЭДО.

    1.5. Работники Министерства (пользователи СЭДО) обязаны знакомиться с руководством пользователя СЭДО (размещается в СЭДО и на информационном корпоративном портале (интранет-портале) Министерства), иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент.

    1.6. Организация делопроизводства в Министерстве с использованием СЭДО осуществляется Депуправделами.

    2. Прием и регистрация входящей документации в СЭДО

    2.1. Прием и регистрация в Министерстве входящих документов (в электронной форме, в том числе поступающих по системе межведомственного электронного документооборота, и на бумажном носителе) осуществляются отделом правительственной и общей корреспонденции Депуправделами (далее - отдел правительственной и общей корреспонденции) с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа). Регистрация входящих документов, полученных в департаментах на бумажном носителе, по факсу или нарочным, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, с использованием СЭДО (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа).

    2.2. При регистрации входящего документа производятся: создание регистрационной карточки в СЭДО с автоматическим присвоением регистрационного номера документу, внесение сведений о документе в регистрационную карточку, сканирование документа (если документ поступил в Министерство на бумажном носителе) из карточки документа и прикрепление электронного образа (файла) документа к регистрационной карточке в СЭДО (если документ поступил в электронном виде). В случае наличия в документе информации о ранее данных поручениях (ранее направленных документах) устанавливается связь с регистрационными карточками соответствующих документов. При регистрации документа "Для служебного пользования" делается соответствующая пометка в поле "гриф", указывается номер экземпляра.

    2.3. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы (файлы) следующих документов:

    с пометкой "Для служебного пользования";

    содержащие персональные данные;

    нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

    объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты и т.д.).

    2.4. Отделом правительственной и общей корреспонденции зарегистрированные документы в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе, передаются:

    на имя Министра - помощнику Министра на доклад Министру, в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра - в отдел обеспечения деятельности руководства Министерства Депуправделами (далее - отдел обеспечения деятельности руководства Министерства) и непосредственно в департаменты.

    2.5. Обращения граждан передаются из отдела правительственной и общей корреспонденции и департаментов в отдел контроля, проверки исполнения и архива Депуправделами для регистрации в СЭДО и организации исполнения.

    3. Порядок рассмотрения входящих документов в отделе правительственной и общей корреспонденции и в отделе обеспечения деятельности руководства Министерства

    3.1. Сотрудники отдела правительственной и общей корреспонденции подготавливают проекты резолюций Министра в СЭДО на входящие зарегистрированные документы на имя Министра в соответствии с Перечнем документов, подлежащих представлению Министру (приложение к настоящему Регламенту). Документы для доклада Министру передаются помощнику Министра. Документы, не находящиеся в исключительной компетенции Министра, распределяются сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции между заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

    3.2. Сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства подготавливают проекты резолюций заместителей Министра на входящие зарегистрированные документы в адрес Министерства, на имя Министра и заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между ними в адрес департаментов. На документы по вопросам временно отсутствующего заместителя Министра готовятся проекты резолюций за подписью заместителя Министра в соответствии со схемой временного исполнения обязанностей заместителей Министра.

    3.3. Документы подлежат рассмотрению сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции и передаче сотрудникам отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, а также в департаменты в электронной форме и, при наличии, на бумажном носителе в течение рабочего дня, срочные - в течение часа.

    3.4. На сотрудников отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, ответственных за подготовку проектов резолюций Министра и заместителей Министра, возлагаются следующие основные обязанности:

    мониторинг документов, поступающих в электронные папки Министра, заместителей Министра в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременное получение документов на бумажном носителе, при наличии, из отдела правительственной и общей корреспонденции;

    своевременное рассмотрение документов (в течение рабочего дня, срочных - в течение часа) и создание в СЭДО проектов резолюций Министра, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Министра, полномочиями департаментов Министерства, полномочиями подведомственных Министерству федеральной службы и федерального агентства;

    постановка в СЭДО поручений на "контроль в Министерстве" по перечню, определяемому Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;

    утверждение резолюций в СЭДО после их подписания и передача документов, поступивших на бумажных носителях, в отдел правительственной и общей корреспонденции для направления на исполнение в департаменты и подведомственные Министерству федеральную службу и федеральное агентство.

    3.5. На начальника отдела правительственной и общей корреспонденции возлагаются следующие обязанности:

    работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций Министра;

    своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания Министру.

    3.6. На сотрудников отдела обеспечения деятельности руководства Министерства возлагаются следующие обязанности:

    работа по своевременному рассмотрению документов и созданию в СЭДО проектов резолюций заместителей Министра;

    своевременный доклад документов с проектами резолюций для рассмотрения и подписания заместителям Министра.

    3.7. При возникновении не урегулированных нормативными актами Министерства вопросов по определению головных исполнителей и соисполнителей по входящим документам сотрудники отдела обеспечения деятельности руководства Министерства должны принять все меры по их решению и незамедлительно доложить заместителю Министра. О разногласиях между заместителями Министра по вопросу определения головных исполнителей и соисполнителей докладывается Министру.

    3.8. В особых случаях документы по поручению Министра, заместителя Министра могут быть направлены для исполнения с резолюцией за подписью уполномоченного в установленном порядке должностного лица.

    3.9. Резолюция подлежит утверждению в СЭДО. При утверждении резолюции в СЭДО поручение автоматически передается в электронные папки департаментов, определенных в резолюции исполнителями.

    3.10. Поручение доводится до исполнителей (департаментов) путем передачи в соответствующую электронную папку и передачи экземпляра на бумажном носителе (при наличии).

    4. Порядок рассмотрения документов в департаментах

    4.1. Работники департамента, ответственные за делопроизводство в департаменте:

    осуществляют мониторинг документов, поступающих в электронные папки департамента в СЭДО (в течение рабочего дня), и своевременно получают из отдела правительственной и общей корреспонденции документы на бумажных носителях (при наличии), передаваемые непосредственно в адрес департамента, а также документы с указаниями по исполнению (резолюциями);

    своевременно рассматривают документы (в течение рабочего дня, срочные - в течение часа) и создают проекты резолюций директора департамента, заместителя директора департамента в СЭДО;

    осуществляют постановку поручений на "контроль в департаментах Министерства" в СЭДО в соответствии с Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России;

    утверждают резолюции в СЭДО после их подписания директором департамента, заместителем директора департамента;

    обеспечивают доведение документов на бумажных носителях (при наличии) до ответственных исполнителей (заместителей директора департамента, начальников отделов, заместителей начальников отделов, иных работников);

    вносят в регистрационные карточки документов информацию о списании исполненных документов в дело.

    4.2. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до пользователя СЭДО с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО или получения такого документа с резолюцией на бумажном носителе (при наличии).

    4.3. Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения резолюций в департаментах наделяются:

    директора департаментов и их заместители;

    начальники отделов и их заместители;

    иные пользователи СЭДО, на основании распоряжений директоров департаментов;

    работники, ответственные за делопроизводство в департаментах.

    4.4. В обязанности исполнителя по работе в СЭДО входят: мониторинг и рассмотрение документов (поручений), поступающих в электронную папку исполнителя;

    создание регистрационной карточки подготовленного исходящего либо внутреннего документа;

    заполнение полей регистрационной карточки документа;

    установление связи регистрационной карточки подготовленного документа с другими регистрационными карточками;

    добавление файла подготовленного документа (за исключением документов, перечисленных в пункте 2.3 настоящего Регламента);

    заполнение поля "Отчет об исполнении" поступившего документа и при необходимости полей вкладки "журнал" регистрационной карточки подготовленного документа.

    4.5. Исполнитель обязан обеспечить соответствие прикрепленного к регистрационной карточке в СЭДО файла документа подлиннику.

    5. Порядок прохождения внутренних документов в СЭДО

    5.1. Внутренние документы, подготавливаемые соисполнителями (департаментами), подлежат направлению головному исполнителю (департаменту) после регистрации в СЭДО работником департамента, ответственным за делопроизводство в департаменте.

    5.2. Регистрация и визирование внутренних документов в СЭДО, могут осуществляться с использованием электронной подписи (ЭП), которая признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Использование ЭП в СЭДО возможно после установки и настройки необходимого программного обеспечения на рабочем месте пользователя. Порядок использования ЭП в СЭДО определяется отдельным регламентом.

    6. Регистрация в СЭДО исходящих документов

    6.1. Работниками отдела правительственной и общей корреспонденции и отдела обеспечения деятельности руководства Министерства при приеме на подпись или согласование проектов исходящих документов осуществляется проверка правильности их оформления, соответствия Регламенту Министерства , утвержденному приказом от 5 октября 2011 года N 351 , Инструкции по делопроизводству в Министерстве , утвержденной приказом от 23 марта 2007 года N 175 и другим нормативным правовым актам Министерства. При наличии замечаний проекты документов возвращаются на доработку исполнителям.

    6.2. При наличии разногласий с департаментами-соисполнителями, а также с подведомственными Министерству федеральной службой и федеральным агентством по вопросам их компетенции заместитель Министра или директор департамента, ответственный за подготовку материалов, по согласованию с курирующим заместителем Министра, докладывает Министру по сути разногласий, а также о результатах проведенных согласительных процедур в форме служебной записки и действует в соответствии с указаниями Министра.

    6.3. При передаче подготовленных проектов исходящих документов на подпись Министру, заместителям Министра исполнителем и сотрудниками отдела обеспечения деятельности руководства Министерства, принимающими документы, заполняется поле "журнал" в регистрационной карточке документа.

    6.4. Подписанный Министром, заместителем Министра исходящий документ визируется сотрудниками отдела правительственной и общей корреспонденции, отдела обеспечения деятельности руководства Министерства (иным уполномоченным в установленном порядке работником), после чего передается исполнителем на регистрацию и отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции. Работники отдела правительственной и общей корреспонденции при поступлении подписанного исходящего документа проверяют наличие виз согласования на документе, заполнение полей временной регистрационной карточки в СЭДО исполнителем, осуществляют регистрацию документа в СЭДО с прикреплением файла либо возвращают неправильно оформленный документ исполнителю.

    6.5. Исходящие документы, подписанные директорами департаментов, регистрируются в СЭДО работниками, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах, до передачи на отправку в отдел правительственной и общей корреспонденции.

    7. Учет количества документов, зарегистрированных в СЭДО

    7.1. В Министерстве проводится учет количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (год, месяц) по их регистрационным карточкам по форме, утверждаемой директором Депуправделами.

    7.2. Информация об объеме документооборота представляется Депуправделами руководству Министерства.

    8. Обязанности администратора СЭДО

    В обязанности администратора СЭДО входят координация и контроль за работами по сопровождению программно-технического комплекса СЭДО, а также обеспечение выполнения следующих функций:

    консультирование пользователей по вопросам работы в СЭДО по телефону, электронной почте, а также индивидуально на рабочих местах;

    обучение пользователей работе в СЭДО при поступлении на работу, а также при изменении функциональных возможностей системы;

    удаленная настройка через консоль администратора программного обеспечения клиентских рабочих мест, в том числе создание, изменение, переименование папок пользователей, а также настройка отчетов для получения статистических данных из СЭДО;

    актуализация справочника сотрудников Министерства в соответствии с приказами по личному составу;

    заполнение справочника организаций и удаление дублирующих записей;

    ввод в СЭДО номенклатуры дел структурных подразделений Министерства;

    ведение системных справочников СЭДО;

    мониторинг работы пользователей в СЭДО и доведение результатов мониторинга до руководства структурных подразделений;

    контроль корректности ввода данных в СЭДО.

    9. Ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента

    Работники Министерства (пользователи СЭДО) несут дисциплинарную ответственность за нарушение положений настоящего Регламента.

    Приложение. Перечень документов, подлежащих представлению Министру

    Вид документа

    Статус исполнителя

    Поручения Президента Российской Федерации

    Головной, соисполнитель

    Указы Президента Российской Федерации, содержащие поручения Министерству

    Головной, соисполнитель

    Поручения Председателя Правительства Российской Федерации

    Головной, соисполнитель

    Поручения первых заместителей и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации

    Головной, соисполнитель

    Протоколы заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, в которых Министр является членом комиссии*

    Представления руководства Генеральной прокуратуры Российской Федерации*

    Акты Председателя и аудиторов Счетной палаты Российской Федерации*

    Обращения министров зарубежных государств, отвечающих за сельское хозяйство и (или) внешнюю торговлю*

    Иные виды документов по письменному поручению Министра

    _______________
    * Документы, рассматриваемые заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.



    Электронный текст документа
    подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
    официальный сайт Минсельхоза России
    www.mcx.ru (сканер-копия)
    по состоянию на 16.01.2013

    ПРИЛОЖЕНИЕ №1

    к Договору № от «____» ___________ 2015 г.

    о присоединении к системе электронного

    документооборота «Диалог»

    РЕГЛАМЕНТ

    использования системы электронного документооборота «Диалог»

    г. Симферополь «____» ___________ 2015 г.

    1. Общие положения

    1.1. Настоящий Регламент определяет порядок и условия использования системы электронного документооборота «Диалог» (далее СЭД «Диалог»).

    1.2. СЭД «Диалог» представляет собой информационную систему, предназначенную для обеспечения полноценного функционирования электронного документооборота, включая управление документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.

    1.3. СЭД «Диалог» внедряется в целях организации безбумажного электронного документооборота и перехода на систему межведомственного электронного документооборота на компонентах свободного программного обеспечения , предоставления услуг в электронном виде и создания единого информационного пространства исполнительных органов государственной власти Республики Крым и органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым.

    1.4. СЭД «Диалог» предполагает подготовку документов, перенаправление и постановку поручений, а также контроль исполнения поручений с возможностью использования юридически значимой электронной подписи на базе Удостоверяющего центра, функционирующего в соответствии с требованиями действующего законодательства.

    1.5. СЭД «Диалог» отвечает требованиям основных законодательных актов и нормативно-методических документов в сфере регулирования информационных систем, использующихся для обеспечения электронного документооборота.

    1.5.1. СЭД «Диалог» отвечает требованиям следующих законодательных актов:

    Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных»;

    Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации »;

    Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

    1.5.2. СЭД «Диалог» соответствует следующим стандартам:

    ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

    ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

    ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

    ГОСТ Р 34.10-2001. «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

    2. Термины и определения

    Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных и региональных органах исполнительной власти;

    Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот регионального органа исполнительной власти;

    Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

    МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

    Подлинник электронного документа - документ, подписанный ЭП, созданный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

    Пользователь СЭД - должностное лицо, участвующее в процессах сбора, обработки, хранения и распространения электронных документов, а именно: министр, первый заместитель министра, заместители министра, начальники отделов, специалисты, ответственные за работу в СЭД;

    Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, присваиваемое документу при его регистрации;

    Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;

    Резолюция - решение, принятое должностным лицом. Содержит информацию о заданиях (поручениях), данных исполнителям документа, сведения об авторе, исполнителе, контролёре, сроке исполнения, признаке контроля;

    Реквизит документа - элемент оформления документа, придающий ему юридическую силу;

    Система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

    Электронный документ - официальный документ в электронной форме, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в СЭД регионального органа исполнительной власти;

    Электронный документооборот - документооборот, с применением информационной системы;

    Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

    ЭП – электронная подпись, реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

    Бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного подлинника, имеющий одинаковое наименование с электронным документом и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа.

    3. Требования к квалификации персонала, эксплуатирующего систему

    3.1. Эксплуатация системы должна осуществляться персоналом, прошедшим специальное обучение.

    3.2. Пользователи СЭД «Диалог» обязаны ознакомиться с руководством пользователя СЭД, иметь навыки работы с СЭД «Диалог» и соблюдать настоящий Регламент.

    4. Назначение системы СЭД «Диалог»

    4.1. Система электронного документооборота «Диалог» предназначена для решения следующих задач:

    Регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, включая обращения граждан, организаций и коллективных обращений граждан;

    Создание электронных образов входящих и исходящих бумажных документов посредством сканирования, внесение документов, поступивших посредством сети интернет, МЭДО, из других информационных систем, а также непосредственное создание документа в системе;

    Фиксация документа в системе;

    Доведение документа до пользователя системы;

    Согласование и наложение резолюций;

    Формирование заданий и поручений в соответствии с резолюциями;

    Совместная подготовка документов;

    Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;

    Вид документа;

    Тип документа;

    Дата регистрации документа;

    Регистрационный номер документа;

    Дата создания документа;

    Дата и номер исходящего документа;

    Исполнитель.

    4.7. Участники СЭД обязаны обеспечивать соблюдение требований действующего законодательства об использовании ЭП.

    4.8. При осуществлении электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями , содержащими только общедоступную информацию. Обмен информационными сообщениями, содержащими информацию служебного или ограниченного использования не допускается.

    5. Функции, выполняемые СЭД «Диалог»

    5.1. СЭД «Диалог» обеспечивает автоматизацию следующих процедур процесса электронного документооборота:

    Подготовка документов;

    Перевод документов на бумажных носителях в электронный вид;

    Согласование и утверждение пользователями электронных документов;

    Создание резолюций к документам;

    Согласование и утверждение пользователями резолюций к документам;

    Пересылка электронных документов адресатам;

    Уведомление исполнителя о поступлении документа и сроке его исполнения;

    Ведение справочника организаций, сотрудников и организационных структур – участников документооборота;

    Ведение справочника номенклатуры документов;

    Контроль исполнительной дисциплины по регистрируемым документам;

    Ведение статистики по исполнению поручений;

    Разграничение доступа к документам;

    Поиск по содержанию документа;

    Разграничение доступа пользователей к функциям системы.

    5.2. СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над документами:

    Создание регистрационной карточки документа;

    Удаление регистрационной карточки документа;

    Редактирование регистрационной карточки документа;

    Добавление, удаление, замена, изменение порядка страниц документа;

    Регистрация (присвоение регистрационного номера и даты) документа;

    Просмотр регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа;

    Вывод регистрационной карточки, страниц и дерева резолюций документа на бумажные носители;

    Подписание документа ЭП;

    Просмотр истории работы с документом.

    5.3. История работы над документом отражает основные действия, осуществляемые пользователями с документом. Запись в истории работы с документом содержит в себе следующую информацию:

    Дата и время операции;

    Вид операции (создание, удаление, просмотр, редактирование);

    Фамилия, инициалы, организация пользователя;

    IP-адрес АРМ пользователя.

    5.4. Система обеспечивает выполнение следующих действий над резолюцией:

    Создание резолюции определенного документа;

    Просмотр резолюции;

    Редактирование резолюции;

    Удаление резолюции;

    Подписание резолюции ЭП;

    Просмотр истории работы с резолюцией.

    5.5. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над направлениями документов:

    Создание направления с указанием отправителя, адресатов, примечания;

    Редактирование направления;

    Просмотр направления;

    Удаление направления.

    5.6. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над отметками об исполнении документов:

    Создание отметки об исполнении с указанием исполнителя, типа отметки (полное завершение, промежуточный результат);

    Редактирование отметки об исполнении;

    Просмотр отметки об исполнении;

    Удаление отметки об исполнении.

    5.7. СЭД «Диалог» обеспечивает возможность выполнения следующих действий над проектами документов:

    Создание, просмотр различных версий проектов документов;

    Создание листа согласования для версии проекта документа инициатором с заданием последовательности маршрутов параллельного и последовательного согласования участниками;

    Согласование проектов документов участниками листа согласования;

    Добавление маршрутов согласования в лист согласования его участниками;

    Просмотр состояния листа согласования с указанием текущей стадии согласования и продолжительностью стадий;

    Возврат проектов документов на доработку с замечаниями участниками листа согласования;

    Прекращение и повторный запуск процесса согласования инициатором;

    Подписание проекта документа ЭП.

    5.8. СЭД «Диалог» обеспечивает выполнение следующих действий над контрольными карточками документов:

    Установка контрольных сроков для исполнителей поручений и документов;

    Изменение контрольных сроков по поручениям и документам;

    Снятие поручений и документов с контроля;

    Просмотр контрольной карточки с записями об установке контрольных сроков и снятии с контроля.

    5.9. Запись контрольной карточки включает в себя:

    Дату и время создания записи;

    Вид операции (установка, изменение контрольного срока или снятие с контроля);

    Примечание к записи (при необходимости);

    Количество продлений контрольного срока;

    Фамилия, инициалы, организация пользователя, выполнявшего операцию;

    IP-адрес АРМ пользователя.

    5.10. Пользователи получают доступ к функциям системы в соответствии с установленными правами доступа. В системе присутствуют следующие группы прав доступа:

    Пользователь (права доступа по умолчанию);

    Администратор организации;

    Администратор системы.

    5.11. Пользователь с установленными по умолчанию правами может выполнять следующие действия в системе:

    Просматривать адресованные ему документы;

    Создавать и редактировать резолюции и отметки об исполнении в документах, где пользователь является автором;

    Удалять созданные им резолюции и отметки об исполнении до момента рассмотрения данного документа нижестоящими сотрудниками, а также удалять свои отметки об исполнении;

    Ставить, продлевать сроки и снимать с контроля исполнителей своих резолюций.

    5.12. Права администратора организации предусмотрены для пользователей, осуществляющих регистрацию и администрирование документов своей организации. Пользователь с правами администратора может выполнять следующие действия в системе:

    Просматривать регистрационные карточки и страницы документов своей организации;

    Создавать, редактировать и удалять (до момента начала работы с документом) документы своей организации;

    Регистрировать документы организации;

    Создавать, редактировать и удалять резолюции документов организации;

    Ставить на контроль и снимать с контроля документы организации;

    Формировать и просматривать имеющиеся отчеты организации;

    Создавать, редактировать и удалять списки рассылкиорганизации;

    Создавать и редактировать организационную структуру (подразделения и сотрудников) организации.

    5.13. Права администратора системы позволяют осуществлять действия, связанные с конфигурацией системы и оказанием технической поддержки и предназначены для разработчиковсистемы и сотрудников, осуществляющих техническую поддержку. Пользователь, обладающий правами администратора системы, может выполнять следующие действия:

    Настраивать права пользователей в системе;

    Создавать и редактировать записи в справочнике организаций и пользователей системы;

    Просматривать все документы в системе;

    Редактировать статусы всех документов в системе;

    Создавать, редактировать и удалять все виды документов;

    Регистрировать все виды документов;

    Создавать, редактировать и удалять все резолюции;

    Просматривать стадии рассмотрения документов у всех пользователей;

    Ставить на контроль и снимать с контроля резолюции;

    Просматривать и формировать все имеющиеся статистические отчеты;

    Создавать и редактировать организационную структуру;

    Просматривать записи в подсистеме регистрации и учета.

    6. Требования к реализации процессов документооборота на платформе СЭД «Диалог»

    6.1. Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:

    Настоящий регламент;

    Руководство пользователя СЭД «Диалог»;

    Инструкция по делопроизводству исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым;

    Приказы и распоряжения руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства.

    6.2. Процесс ввода документов пользователем должен включать процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

    6.3. При вводе документов в СЭД «Диалог» пользователь должен использовать интерактивные средства настройки и управления.

    6.4. В том случае, когда инструкцией по делопроизводству определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода должен включать только регистрацию документов.

    6.5. Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется системой на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа пользователем.

    6.6. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД «Диалог» путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа:

    Документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

    Документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

    Документ был создан или направлен именно в указанное время, указанному адресату;

    Документ является целостным;

    Электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД «Диалог», за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, установлен запрет на создание электронного образа.

    6.7. Создание и обработка документов в СЭД «Диалог» осуществляется в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

    6.8. Для обеспечения корректности ввода электронных документов в СЭД «Диалог» при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа - обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа образуют отдельный электронный документ, пользователь СЭД «Диалог» должен обеспечить ввод всех его компонентов.

    6.9. Сотрудники, отвечающие согласно должностной инструкции за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1-го раза в 3 часа осуществлять вход в систему для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.

    6.10. Процесс передачи (отправки) документов адресату посредством СЕД «Диалог» осуществляется исключительно в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

    7. Информационная безопасность

    7.1. Основным средством информационной безопасности признается применение средств криптографической защиты информации.

    7.2. Обеспечение надлежащего уровня информационной безопасности СЭД «Диалог» предполагает также применение программно-аппаратных средств и организационных мер защиты администратором СЭД «Диалог» и пользователями (участниками) СЭД «Диалог» в пределах полномочий.

    7.3. К программно-аппаратным средствам защиты информации относятся:

    Средства идентификации пользователей в системе;

    Средства аутентификации пользователей и разграничения доступа;

    Средства защиты от несанкционированного доступа;

    Антивирусные средства защиты;

    Средства защиты от сетевых атак;

    Средства обеспечения отказоустойчивости и резервного копирования системы.

    7.4. К организационным мерам защиты информации относятся:

    Размещение технических средств доступа в СЭД в помещениях с контролируемым доступом;

    Административное ограничение доступа к техническим средствам СЭД;

    Задание режима получения и использования пользователями данных авторизации для доступа в СЭД «Диалог»;

    Допуск к работе в СЭД специально обученных и подготовленных лиц;

    Поддержание программно-аппаратных средств СЭД в исправном состоянии;

    Резервирование программно-аппаратных средств СЭД;

    Защита аппаратных средств СЭД от повреждающих внешних воздействий.

    8. Правила работы с ЭП

    8.1. Допускается использование только средств электронной подписи, сертифицированных Удостоверяющим центром, авторизованным Федеральной службой безопасности Российской Федерации (ФСБ России), которые позволяют идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в статистической информации в электронном виде.

    8.2. Сертификат ключа подписи должен быть внесен Удостоверяющим центром в реестр сертификатов ключей подписей не позднее даты начала действия сертификата ключа подписи.

    8.3. Сертификат ключа подписи должен содержать следующие обязательные сведения:

    Открытый ключ ЭП;

    Уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи;

    Даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра (УЦ);

    Наименование и место нахождения УЦ, выдавшего сертификат ключа подписи;

    Наименование средств ЭП, с которыми используется данный открытый ключ ЭП;

    Сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;

    Область (области) использования сертификата ключа подписи, при которых электронный документ с электронной подписью будет иметь юридическое значение;

    Точка распространения списка аннулированных (отозванных) сертификатов ключей подписи, изданных Удостоверяющим центром.

    8.4. Дополнительные данные о владельце сертификата ключа подписи могут включаться в сертификат ключа подписи только с его письменного согласия.

    8.5. Средства электронной (средства ЭП) подписи обеспечивают реализацию следующих функций:

    Создание электронной подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной подписи;

    Подтверждение подлинности электронной подписи в электронном документе с использованием открытого ключа электронной подписи (сертификата ключа подписи);

    Создание закрытого ключа и открытого ключа электронной подписи.

    8.6. Применение отчитывающимися субъектами ЭП в рамках работы с СЭД «Диалог» не требует получения специальной лицензии.

    8.7. В соответствии со Статьёй 12 Федерального закона от 01.01.2001 г. «Об электронной цифровой подписи» владелец сертификата ключа подписи обязан хранить в тайне закрытый ключ электронной подписи (ЭП).

    8.8. Носитель информации, содержащий закрытый ключ ЭП, находится на ответственном хранении у владельца сертификата ключа подписи (пользователя Удостоверяющего центра) и должен храниться в условиях, исключающих возможность его компрометации.

    8.9. Передавать закрытый ключ ЭП другому лицу запрещено. Обращение с носителем информации, содержащим закрытый ключ ЭП, должно осуществляться в соответствии с эксплуатационной документацией на средства электронной цифровой подписи и в соответствии с требованиями Удостоверяющего центра (УЦ). Не допускается записывать на носитель ключевой информации постороннюю информацию.

    8.10. Необходимо применение организационных мер информационной безопасности, в том числе ограничение доступа к автоматизированным рабочим местам (АРМ), которые используются для создания ЭП к электронным документам. На данные АРМ не должно устанавливаться программное обеспечение (ПО), не связанное с выполнением служебных обязанностей сотрудников, работающих на этих АРМ. Ответственность за компрометацию или утрату закрытого ключа ЭП возлагается исключительно на владельца сертификата ключа подписи.

    8.11. Под компрометацией закрытого ключа электронной подписи (ЭП) понимается его утрата, хищение, разглашение, несанкционированное копирование, увольнение сотрудника, имеющего доступ к закрытому ключу ЭП, любые другие виды разглашения закрытого ключа ЭП, а также такие случаи, когда нельзя достоверно установить, что произошло с носителем, содержащим закрытый ключ ЭП. При компрометации и подозрении на компрометацию закрытого ключа ЭП пользователя Удостоверяющего центра (УЦ), он должен немедленно прекратить использование данного закрытого ключа ЭП для работы с электронными документами и сообщить в УЦ, выдавший данный закрытый ключ ЭП, о факте компрометации (или подозрении на компрометацию).

    9. Аварийные и сбойные результаты

    9.1. К числу обстоятельств, которые способны послужить причиной возникновения чрезвычайных, аварийных ситуаций, в том числе технических сбоев, могут быть отнесены обстоятельства, которые, временно или на неопределенный срок делают или могут сделать невозможным или значительно затруднить осуществление электронного документооборота. К таким обстоятельствам, могут быть отнесены:

    Пожары, наводнения, иные стихийные бедствия или техногенные катастрофы;

    Нестабильность или отключение электроэнергии, которое не может быть нейтрализовано имеющимися в распоряжении техническими средствами;

    Принятие или изменения законодательных или иных актов государственных органов Российской Федерации или распоряжения данных органов, прямо или косвенно затрудняющие дальнейшее осуществление электронного документооборота в том виде, в котором он осуществлялся до принятия данных актов;

    Любые другие подобные обстоятельства, которые могут существенным образом затруднить или сделать невозможным осуществление электронного документооборота.

    9.2. Иные ситуации, не влияющие на работоспособность системы и способы выхода из данных ситуаций, перечислены и описаны в руководстве пользователя СЭД «ДИАЛОГ».

    9.3. С целью обеспечения непрерывной технической поддержки и консультирования пользователей организована служба технической поддержки СЭД «ДИАЛОГ».

    9.4. График работы службы технической поддержки: пн.-пт. с 9:00 до 19:00.

    9.5. Обращение в службу технической поддержки может быть выполнено через интерфейс системы с помощью соответствующей кнопки панели инструментов.

    10. Порядок разрешения споров

    10.1. В случае возникновения между Сторонами споров, связанных с применением настоящих Правил, Стороны примут все меры к их разрешению путем переговоров.

    С настоящим Регламентом использования СЭД «Диалог» для организации электронного документооборота согласен. Условия настоящего Регламента принимаю.

    Оператор СЭД

    ГУП РК «Крымсвязь»

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    Участник СЭД

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    ______________________________________

    Директор

    ________________________/___________

    _____________________________________

    _________________/___________________

    В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции , . На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т.п. Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями:

    Методическая инструкция – документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий (функций), независимые от исполнителей. Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т.п.

    Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т.п.

    Рабочая инструкция – документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т.п.

    Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации. Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации.

    Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции , так как не зависят (а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть) ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет.

    Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет – предмет регламента , поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов.

    Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов (или ссылками на них), излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника.

    На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ. Иногда это является следствием неразвитости системы внутренней документации организации, но зачастую бывает оправдано тем, что описание всех деталей процесса можно прочитать в одном документе.

    Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц.

    Автору по заказу одного из научно-исследовательских институтов довелось разрабатывать пространное Положение об управлении научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР), в котором освещались терминологические вопросы, порядок инициирования, планирования, выполнения и закрытия НИОКР, вопросы правовой защиты и бухгалтерского учета результатов НИОКР, а также принципы материального стимулирования участников НИОКР и методы расчета сумм лицензионных платежей.

    Недостаток такого способа изложения носит, скорее, психологический характер: сотни страниц текста с таблицами, формами, схемами, формулами и т.п. угнетающе действуют на исполнителей, хотя каждого из них касается лишь небольшая часть описания процесса.

    К недостаткам распределения описания процесса по нескольким документам относится сложность (в отсутствие специализированных средств) отслеживания целостности комплекта документов. Под целостностью мы понимаем единство терминологии, согласованность действий (в том числе, условий, порядка и сроков), описанных в разных документах, единообразие форм документов, используемых в рамках описываемого процесса, корректность ссылок этих документов друг на друга.

    Итак, выбор формы описания методов и порядка выполнения работы – в значительной мере дело обычаев организации.

    Ввиду того, что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется. Исключение составляют административные регламенты, для которых имеются правила разработки и утверждения (не вступили в силу на момент написания статьи) и соответствующие методические рекомендации .

    С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию. Среди таких руководств отметим книги , , , , .

    Общие принципы разработки нормативных документов системы государственной стандартизации (ГОСТов) изложены в ГОСТ Р 1.0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения» и ГОСТ Р 1.5-92 «Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» . Хорошим примером использования указанных документов применительно к разработке отраслевых стандартов в области связи являются «ПР 45.02-97. Правила по стандартизации. Отраслевая система стандартизации. Принципы разработки нормативных документов» . При разработке регламентирующих локальных нормативных актов организации указанные ГОСТы могут использоваться справочно.

    Отметим, что принципы регламентации процессов, о которых пойдет речь в этой статье, могут быть применены при разработке текстов договоров, особенно в той их части, где речь идет о процессах взаимодействия сторон договора.

    2. Что подлежит регламентации?

    Чтобы ответить правильно на поставленный вопрос, необходимо вначале определить содержание и цели регламентации процессов (ср. ).

    Под регламентацией мы будем понимать описание выполняемого организацией процесса в ее локальных нормативных актах. Необходимо отметить, что регламентация далеко не всегда исчерпывается одним документом под названием «регламент» или «стандарт».

    Например, для регламентации процесса технической эксплуатации судов в судоходной компании были разработаны следующие документы:

    1. Стандарт «Организация планового ремонта судов»,
    2. Стандарт «Организация непланового ремонта судов»,
    3. Стандарт «Организация технического обслуживания судов»,
    4. Стандарт «Организация технического использования судов»,
    5. Стандарт «Организация модернизации судов»,
    6. Стандарт «Техническая паспортизация судов»,
    7. Стандарт «Мониторинг технического состояния судов»,
    8. Стандарт «Стандартизация процессов технической эксплуатации судов»,
    9. Положение о Службе технической эксплуатации флота,
    10. Должностная инструкция руководителя Службы технической эксплуатации флота,
    11. Должностная инструкция Управляющего операционной группой судов,
    12. Положение о вознаграждении за услуги Управляющего операционной группой судов,
    13. а также классификаторы, справочники и соответствующие разделы других положений, инструкций и стандартов.

    Регламент (как документ) играет для организации примерно ту же роль, что и партитура для оркестра. Цель в обоих случаях одна – достижение слаженности действий отдельных исполнителей. «Слаженность» применительно к процессу означает, что:

    • исполнители нацелены на достижение определенных результатов, совокупность которых, в свою очередь, приводит к достижению цели регламентируемого процесса;
    • действия исполнителей синхронизированы;
    • единство процесса не нарушается, когда управление переходит от работника к работнику и из подразделения в подразделение.

    Слаженность достигается, прежде всего, за счет единого для всех исполнителей поля понятий, согласованных требований к входам и выходам подпроцессов, временнoй или событийной синхронизации действий, доступности информации о ходе процесса.

    Регламент представляет собой свод правил принятия решений исполнителями в разных ситуациях. При этом регламентирующие документы верхнего уровня содержат общие принципы, цели и границы принятия решений, в то время как документы нижнего уровня излагают готовые решения (или варианты готовых решений), выражающиеся в совокупности определенных действий. Это позволяет оптимизировать «интеллектуальную нагрузку», возлагаемую на исполнителей, избавляя их от обдумывания рутинных действий в пользу решения более сложных, нестандартных задач. По крайней мере, стандартизация поднимает средний уровень компетентности работников. Стандартизация действий способствует заметному ускорению, повышению качества и снижению стоимости процесса – достижению целей «бережливого производства» .

    С правовой точки зрения регламент «легализует» горизонтальные взаимодействия подразделений и/или работников организации, чем существенно облегчает управление организацией. Действительно, в организации, при отсутствии регламентов сквозных процессов, доступен только один способ взаимодействия между работниками разных подразделений – через руководителей: работник-инициатор пишет служебную записку своему руководителю, тот, завизировав ее, направляет своему руководителю и так до тех пор, пока инициатива не достигнет того руководителя, в чьем прямом подчинении находятся все подразделения и работники, которые должны совместно выполнить инициированную работу. Если же локальный нормативный акт устанавливает возможность и определяет порядок прямого взаимодействия подразделений, то «посредничество» руководителей разных уровней становится необязательным.

    Регламентированный процесс обеспечивает получение информации о достигнутых результатах (в том числе и промежуточных) и о ходе процесса. А это значит, что регламентация обеспечивает информационную поддержку управления, понимаемого по А.Файлою: «предвидение – организация – распоряжение – координирование – контроль» . В том числе, регламент помогает сравнительному анализу (бенчмаркингу) и внутреннему аудиту процесса.

    Регламент процесса – важная составляющая интеллектуального капитала организации. Регламентированный процесс допускает тиражирование, анализ и совершенствование, облегчает привлечение и обучение персонала. Наличие регламента служит доказательством прозрачности работы организации, а потому дает реальный вклад в капитализацию организации. По словам С.П.Никанорова, «способ действия организации является более высокой ценностью, чем ее текущие цели» .

    Однако, регламентация процессов, особенно не очень качественная, несет определенные затраты и риски (ср. ):

    • необходимы затраты как на разработку, так и на поддержание актуальности регламентирующей документации;
    • чрезмерная регламентация снижает гибкость бизнеса: сказанное слово – серебро, не сказанное – золото;
    • концентрация в одном месте управленческих ноу-хау организации может способствовать их утечке;
    • внедрение регламентов может вызвать сопротивление, так как далеко не всякая регламентация желанна работникам – многие из них держатся в организации только за счет активного участия в создании и поддержании хаоса.

    Организация, «пронизанная» регламентами, представляет собой жесткое, но весьма хрупкое образование. Любое внешнее воздействие, изменяющее условия и цели деятельности организации, приводит к необходимости пересмотра значительной части регламентной базы. Любые изменения в коллективе организации, требующие перераспределения обязанностей, также критически сказываются на целостности системы регламентов.

    Организация же, свободная от каких-либо принципов, а тем более от официальных регламентирующих документов, несет дополнительные издержки на управление, связанные с необходимостью доведения решений до исполнителей, объяснением им методов работы и контролем их деятельности. Отсюда следует, что должен существовать некий оптимальный уровень регламентации деятельности организации.

    Из сказанного можно заключить, что регламентации подлежат:

    Следует заметить, что масштабность или сложность процесса сами по себе не могут служить однозначными критериями необходимости регламентации. Правильнее говорить о рисках, причиной которых служит отсутствие четких правил выполнения процесса. Так, во многих компаниях используются «тревожные папки» – сборники типовых действий при различных инцидентах. Как правило, описываемые там процессы несложны, но скорость и точность их выполнения критичны для живучести организации.

    В организациях, как правило, регламентируются процессы, связанные с:

    • обслуживанием клиентов, развитием отношений с клиентами;
    • обеспечением организации необходимыми ресурсами: управление платежами, управление договорами с поставщиками и подрядчиками, бюджетирование, управление персоналом, управление основным оборудованием;
    • обеспечением жизнедеятельности самой организации: обеспечение безопасности, документооборот, работа органов управления и контроля.

    Гораздо реже, к сожалению, регламентируются процессы, связанные с развитием организации.

    Если предприятие сертифицируется на соответствие каким-либо стандартам, подразумевающим наличие регламентированных процессов (ISO, OHSAS, SA и т.п.), то состав таких процессов определяется напрямую требованиями этих стандартов или сложившейся практикой их внедрения.

    В договорах обычно регламентируются процедуры направления и согласования заказов, выполнения заказов, приема-передачи результатов выполнения заказов (товаров, работ, услуг), оплаты выполненных заказов, обратной связи, корректировки объемов и цен, расследования инцидентов, предоставления отчетности, взаимного контроля и т.п.

    В качестве отправной точки для регламентации организация может использовать референтные модели процессов. Примерами таких моделей для видов деятельности внутри организации могут служить разработки Supply Chain Operations Reference-model (SCOR) и Design Chain Operations Reference-model (DCOR), выполненные сообществом Supply-Chain Council , или модели для предприятий различных отраслей, выполненные компанией IDS Scheer и поставляемые пользователям пакета моделирования процессов ARIS.

    3. Структура регламента

    Перечисленные выше цели регламента позволяют определить лишь самые общие требования к структуре документа:

    Наименование
    Содержание
    1. Общие положения
    1.1. Назначение
    1.2. Область применения
    1.3. Нормативные ссылки
    1.4.
    2.
    2.1. Термины и определения
    2.2. Сокращения
    3.
    4. Ответственность
    5. Контроль
    6. Приложения
    6.1. Классификаторы и справочники
    6.2.
    6.3. Схемы процессов
    6.4. Алгоритмы расчетов
    6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов

    При этом раздел «Описание требований, процессов, методов работы» имеет внутреннюю структуру, соответствующую структуре регламентируемого процесса: описывается иерархия подпроцессов, контрольные точки, требования к обрабатываемым объектам и т.п.

    4. Форма регламента

    Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста регламента.

    Подписи лиц, согласующих проект регламента, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

    В конце текста регламента или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

    В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание разделов регламента процесса.

    Наименование регламента

    Наименование регламента должно быть кратким, точно характеризующим регламентируемый процесс, обеспечивающим правильную классификацию регламента в системе локальных нормативных актов организации. В наименовании регламента, как правило, не допускаются сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы, кроме условных обозначений продукции.

    Как правило, в наименовании регламента указываются: процесс, основные объекты процесса, обстоятельства выполнения процесса. Например:

    Регламент реализации невостребованных ликвидов.
    Регламент обеспечения технической готовности нефтепромыслового оборудования.
    Регламент подачи заявок на материально-технические ресурсы региональными бизнес-единицами.
    Регламент технического обслуживания судов в период зимнего отстоя.

    Следует помнить, что слово «регламент» происходит от французского слова reglement, означающего «приведение в порядок», которое в свою очередь происходит от слова regle, означающего «порядок», «правило». Таким образом, недопустимы наименования документа типа «Регламент порядка подачи заявок» или, хуже того, «Регламент о порядке подачи заявок». Правильным будет наименование «Регламент подачи заявок».

    Основное требование к содержанию, особенно в разделе, описывающем процессы и методы работы, – однородность заголовков одного уровня. Немаловажно требование краткости в названии разделов. Его соблюдение также отражает степень проработанности регламентируемого процесса: наличие длинных, сбивчивых наименований свидетельствует обычно о неправильной постановке целей процессов или о неправильном определении границ между ними.

    Раздел 1. «Общие положения»

    В этом разделе описаны назначение, область применения регламента, ссылки на нормативные (в том числе, внутренние) документы, на основе которых разработан регламент, порядок утверждения, внесения изменения и дополнений в текст регламента, другая информация, мотивирующая сам регламент и кратко комментирующая регламентируемый процесс.

    Раздел 1.1. «Назначение»

    Настоящий Регламент определяет порядок <дается наименование или краткое описание процесса> в <дается полное наименование организации> (далее – Общество).

    Раздел 1.2. «Область применения»

    Описывается область применения (предметная область) регламента:

    Требования и правила настоящего Регламента распространяются на <описывается область применения Регламента>.

    Для описания области применения обычно кратко, но достаточно определенно указываются:

    • основные объекты, задействованные в регламентируемом процессе (например: затраты, основное оборудование, объекты социальной инфраструктуры и т.п.);
    • процессы, на которые распространяется регламент;
    • работники организации, задействованные как субъекты или объекты регламентируемого процесса.

    Для более точной характеристики области применения можно сделать ссылки на приложения (см. далее раздел 6.1). Например:

    Требования и правила настоящего Регламента распространяются на работников Общества, должности и профессии которых перечислены в Приложении № 6.1.1 к настоящему Регламенту.

    Если перечни объектов, процессов или работников, на которые распространяется действие регламента, определяется в зависимости от ситуации, то необходимо указать на источник такого перечня. Например:

    Требования и правила настоящего Регламента распространяются на структурные подразделения Общества, перечень которых определяется приказом генерального директора Общества.

    Если описываемый в регламенте процесс достаточно обширен, то в разделе «Область применения» для удобства дальнейшего восприятия целесообразно дать краткое описание этого процесса, назначения его отдельных стадий. Например:

    Требования и правила настоящего Регламента распространяются на научно-исследовательскую деятельность ОАО «НИИ …» (далее – Институт).

    Научно-исследовательская деятельность Института направлена на создание новых и/или совершенствование существующих технологических процессов, устройств и оборудования, продуктов, реагентов, материалов в области подготовки, транспорта и переработки газа, газового конденсата и нефти, продуктов их переработки, а также поиска новых областей применения полученных знаний.

    Настоящий Регламент описывает порядок действий, объем полномочий, обязанностей и ответственности работников и структурных подразделений Института в следующих процессах управления научно-исследовательской деятельностью:

    • годовое планирование НИОКР;
    • управление выполнением НИОКР;
    • управление полученными в ходе НИОКР результатами интеллектуальной деятельности;
    • бухгалтерский учет затрат и результатов НИОКР.

    Указывается круг подразделений и/или работников организации, для которых регламент является обязательным для исполнения:

    Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями Общества.

    Раздел 1.3. «Нормативные ссылки»

    В этом разделе указываются документы-основания для разработки регламента:

    Настоящий Регламент разработан в соответствии с: <указываются документы-основания>.

    Среди документов-оснований указываются:

    • документы с указанием их полных реквизитов, предписывающие или требующие разработку регламента (например: закон, подзаконный акт, приказ руководителя организации или требование стандарта);
    • документы, являющиеся методической основой для разработки регламента (например: внешние или внутренние нормативные документы, специальная методическая литература);
    • документы, описывающие смежные процессы, объекты и субъекты, определяющие требования к элементам регламентируемого процесса.

    Правила оформления библиографических ссылок приведены в ГОСТ 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка» .

    Раздел 1.4. «Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений»

    В этом разделе определяется порядок утверждения регламента, внесения изменений и дополнений к нему:

    Настоящий Регламент, все изменения и дополнения к нему утверждаются <указывается название утверждающего органа управления> и вводятся в действие <указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

    Может быть указано, кто из работников организации имеет право выступить с инициативой изменения, дополнения или отмены регламента. Порядок рассмотрения таких инициатив также может быть приведен в регламенте, но правильнее описать такой порядок в отдельном документе, регламентирующем порядок разработки локальных нормативных актов организации.

    Если в организации имеется регламент разработки локальных нормативных актов (в том числе и регламентов), то вопросы, регулируемые настоящим разделом, должны быть отражены в указанном регламенте; настоящий раздел тогда не включается в текст регламента.

    Раздел 2. «Термины, определения и сокращения»

    На наш взгляд, этот раздел является одним из наиболее важных, поскольку характеризует предметную область, в которой разворачивается регламентируемый процесс . Однозначное понимание терминологии обеспечивает согласованность действий исполнителей для достижения цели регламентируемого процесса. Заметим, что правила разработки административных регламентов , не предусматривают такого раздела.

    В некоторых организациях словарь терминов и сокращений (глоссарий или тезаурус ) создается как отдельный документ. В случае его наличия данный раздел регламента может быть опущен, если он использует термины из текущей редакции словаря; если же в регламенте используются не вошедшие в действующий словарь понятия, то они должны быть описаны непосредственно в тексте регламента.

    К терминам, определения которым должны быть даны в данном разделе регламента, относятся:

    • термины, вводимые и используемые в регламенте впервые;
    • термины, используемые исключительно в рамках данного регламента, в том числе, термины, используемые для сокращения текста;
    • общеупотребительные термины, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу;
    • общеупотребительные, но редко используемые термины, применяемые в регламенте;
    • общеупотребительные термины, если их определения необходимы для полноты и/или логической замкнутости словаря в целом или лучшего понимания других терминов.

    Обычно термины приводятся в алфавитном порядке. В некоторых случаях термины перечислятся в порядке важности для описываемого процесса (например, если регламент посвящен процессу закупок, то вначале будет приведен термин «закупка», а уж потом – термины «акт приема-передачи» и «договор»). Такой способ упорядочения удобен, если «словарный» раздел регламента прочитывается вначале по порядку, но неудобен, если к словарю приходится обращаться по мере чтения документа. В качестве компромисса можно использовать группировку терминов по отдельным «участкам» предметной области с алфавитным упорядочением терминов внутри группы. Например, терминологию, связанную с организацией НИОКР, можно разделить на следующие группы:

    • Виды научно-исследовательской деятельности
    • Виды объектов интеллектуальной собственности
    • Права на результаты интеллектуальной деятельности
    • Правовая охрана результатов интеллектуальной деятельности
    • Бухгалтерский учет НИОКР
    • Организация процессов управления НИОКР

    Как правило, термин выражается существительным единственного числа: акт, договор, контрагент, и т.п. Множественное число допустимо использовать, когда термина в единственном числе не существует или когда речь идет о вполне определенной совокупности объектов, например:

    Договорные документы – документы, отражающие возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору: договор, дополнительные соглашения к нему, договоры субподряда, протоколы, акты, счета, платежные поручения, счета-фактуры, накладные, письма и т.п.

    Впрочем, за счет небольшого усложнения или изменения термина возможно соблюдение «правила единственного числа»:

    Комплект договорных документов – комплект документов, отражающих возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору:…
    Досье договора – комплект документов, отражающих возникновение, исполнение, прекращение обязательств по договору:…

    Недопустимо употребление множественного числа при определении единичного объекта. Вместо

    Первичные документы – документы, подтверждающие исполнение обязательств по заключенным договорам.

    следует писать:

    Первичный документ – документ, подтверждающий исполнение обязательства по заключенному договору .

    Если термин представляет собой словосочетание, то, как правило, в начале словосочетания стоит наиболее общий термин, а далее – слова, указывающие на разновидности, атрибуты или статусы соответствующего объекта. Например:

    • Ремонт – …
    • Ремонт текущий – …
    • Ремонт капитальный – ….
    или
    • Документ – …
    • Документ согласованный – …
    • Документ утвержденный – …

    Для определяемого термина возможно указание его синонимов или кратких вариантов (жаргонизмы и просторечия не допускаются), однако для соблюдения строгости изложения рекомендуется использовать единственный вариант термина .

    Источниками определений должны являться:

    • действующее законодательство Российской Федерации, в том числе действующие государственные стандарты, отраслевые нормативные документы;
    • словари общих, специальных терминов (аналогичные , ), иностранных слов, и т.п.;
    • неоднократно издававшиеся учебники;
    • обычаи, принятые в соответствующей профессиональной среде.

    Хорошим тоном будет указание на источник определения. При этом для терминов, вводимых впервые и/или используемых исключительно в рамках данного регламента, а также общеупотребительных терминов, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу, указывается: <Термин> – в настоящем Регламенте – <определение термина>.

    Надо, однако, иметь в виду , что одному и тому же термину в разных нормативных документах, в том числе ГОСТах, могут даваться разные определения (например, термины «процесс» или «качество»). Поэтому организациям, поддерживающих системы менеджмента качества, следует выбирать определения терминов из ГОСТ Р ИСО 9000-2008 и ГОСТ Р ИСО 9001-2008 .

    Нередки случаи, когда разработчик регламента должен ввести новый термин самостоятельно. В этой ситуации следует руководствоваться следующими правилами (ср. , §67 ):

    Отметим, что существование определяемых объектов не обязано вытекать напрямую из определения и в ряде случаев нуждается в отдельном доказательстве.

    Для выполнения правила «понятности» после строгой формулировки определения можно дать дополнительные, менее формальные, пояснения или привести примеры корректного употребления термина. Примеры некорректного использования термина приводить не рекомендуется.

    Если словарь построен по принципу тезауруса, то после формулировки определения необходимо описать внутреннюю структуру понятия и связи описанного понятия с другими понятиями. Например:

    Оборотный фонд оборудования – фонд оборудования, необходимый для обеспечения работы буровых комплексов и предназначенный для замены бурового оборудования, аварийно вышедшего из строя или выведенного в ремонт в плановом порядке.

    Оборотный фонд состоит из следующих частей: аварийный неснижаемый запас, подменное оборудование для выполнения плановых регламентных и ремонтных работ, оборудование, находящееся в эксплуатации, оборудование, находящееся в ремонте.

    Как уже отмечалось, введение специального термина может сократить текст и облегчить его восприятие. Например, для упрощения описания инженерного обеспечения автотранспортного предприятия в рамках регламентирующего документа вводится единый термин:

    Объекты – в настоящем Регламенте – механическое, в том числе, грузоподъемное, и энергетическое оборудование, оборудование, работающее под давлением, электрические, газовые и тепловые сети Общества, а также верхнее оборудование автоспецтехники Общества.

    Терминология может иметь большое значение для политики организации.

    В ходе преобразований в судоходной компании «Волготанкер» слово «судоремонт» было выведено из оборота и заменено на словосочетание «ремонт судна» . Первый термин явно подразумевал традиционную кампанейщину: общий бюджет ремонта на весь флот при общей неопределенности сроков и результатов. Второй же термин, указывающий на приведение в установленное техническое состояние конкретного судна при заданных временных и затратных ограничениях, стал «знаменем», под которым необходимо было провести серьезные преобразования процесса ремонта и изменить отношение работников к этому процессу.

    Для корректного описания регламентируемого процесса важны не столько определения сами по себе, сколько система определений в целом. Эта система должна быть полной, непротиворечивой и, желательно, минимальной. Именно для выполнения этих требований разработчику и приходится заполнять «терминологический вакуум» либо вносить корректировки в уже существующую терминологию. Простых формальных правил для получения корректной системы определений не имеется . Поэтому создание удобной и корректной системы определений для данной предметной области стоит считать искусством.

    • Если в рамках регламентируемого процесса некоторый объект изменяет свои состояния (например, документ проходит стадии от проекта до приложения к приказу или агрегат из оборотного фонда циклически меняет состояния «в работе» – «в ремонте» – «на складе»), то эти состояния должны быть описаны в словаре либо в классификаторе (см. комментарии к разделу 6.1 ниже). Нелишним будет описание состояний объекта в рамках всего его жизненного цикла. Это позволит лучше понять предназначение регламентируемого процесса.
    • Необходимо соблюдать полноту альтернатив: если определяемые объекты подразделяются по каким-либо признакам, то должны быть определены все варианты сочетания признаков либо после выделения наиболее важных вариантов остальные должны быть определены в категории «прочие». Например:
      Неплановый ремонт – ремонт, выполняемый вне графика плановых ремонтов и технического обслуживания оборудования. К неплановым ремонтам относятся:
      • аварийный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый для устранения повреждений, вызванных авариями или другими происшествиями, оформленных в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством Российской Федерации и нормативными актами компетентных ведомств и организаций;
      • восстановительный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый для устранения повреждений, вызванных действиями обстоятельств непреодолимой силы (стихийными бедствиями, социальными конфликтами или иными обстоятельствами, признанными таковыми компетентными органами);
      • гарантийный ремонт – неплановый ремонт, выполняемый исполнителем ремонта и за его счет, включающий работы по устранению допущенных по вине исполнителя и выявленных в гарантийный период дефектов;
      • прочий неплановый ремонт – включает в себя регламентные и ремонтные работы, вызванные причинами, не перечисленными выше.
    • Построить схемы переходов объектов из состояния в состояние, схемы взаимосвязи понятий; отразить эти взаимосвязи в словаре. Например:
      Техническая эксплуатация оборудования – комплекс организационных и технических мероприятий, выполняемых для поддержания оборудования в исправном состоянии в течение всего его жизненного цикла, включающий:
      • техническое управление,
      • техническое использование,
      • техническое обслуживание,
      • ремонт,
      • модернизацию.

    Так как переход объекта из состояния в состояние происходит в результате некоторого процесса, то из схемы смены состояний объекта разработчик получает перечень процессов, которые и надо описать в регламенте. Разумеется, после того, как термины определены, в тексте регламента, помимо общеупотребительных, должны использоваться только определенные термины.

    Сокращения обычно приводятся отдельно от определяемых терминов и следуют в алфавитном порядке или предварительно группируются по темам. Допускается включение сокращений в словарь терминов в следующем виде:

    Планово-предупредительный ремонт (ППР) – метод технического обслуживания и ремонта оборудования, предусматривающий выполнение соответствующих работ согласно утвержденному календарному плану.

    При этом в перечне сокращений будет присутствовать запись:

    ППР – Планово-предупредительный ремонт.

    Раздел 3. «Описание требований, процессов, методов работы»

    В этом разделе дается описание:

    • требований к объектам, задействованным в процессе,
    • отдельных подпроцессов, функций (действий) регламентируемого процесса,
    • правил и методов работы.
    Для корректного описания процесса необходимо указать:
    • цель процесса;
    • выход процесса;
    • вход процесса;
    • параметры, правила и методы выполнения процесса;
    • событие, запускающее процесс;
    • событие, завершающее процесс;
    • срок выполнения процесса;
    • место выполнения процесса;
    • функции (действия), выполняемые в рамках процесса;
    • исполнителей процесса (иногда полезно указать также права и ответственность исполнителей);
    • средства документирования процесса;
    • средства контроля выполнения процесса.

    Перечисленные характеристики процесса показывают, что процесс разворачивается в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, в информационном поле, в множестве объектов и т.п. Соответственно, для точного описания процесса необходимо указать его границы во всех этих пространствах. Правильное определение границ процесса значительно облегчает работу организации. Неполное указание границ процесса является распространенной ошибкой, зачастую сводящей на нет регламентирующий документ.

    Прокомментируем перечисленные характеристики процесса.

    Цель процесса. Процесс должен иметь определенную цель. Как правило, цель процесса формулируется как задача оптимизации: необходимо найти наилучшее решение при заданных ограничениях. Например:

    для процесса производственного планирования – оптимизировать загрузку производственных мощностей при заданной производственной программе и заданной пропускной способности;
    для процесса материально-технического снабжения – обеспечить производственные подразделения организации материально-техническими ресурсами по номенклатуре и в сроки, определенные производственной программой.

    Даже если цель процесса не будет формулироваться явно в соответствующем разделе регламента, разработчик должен сформулировать эту цель прежде, чем приступать к описанию процесса.

    Выход процесса – совокупность объектов, являющихся результатами выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т.п. Выход процесса должен быть охарактеризован требованиями, которые к нему предъявляет потребитель результатов рассматриваемого процесса.

    Границы процесса будут определены правильно, если его выходом является совокупность объектов, соответствие которых требованиям потребителя может быть независимо проверено. Если же, напротив, требования к выходным объектам процесса сформулированы нечетко или не поддаются объективной проверке, то переход от этого процесса к следующему чреват конфликтами исполнителей, потерей качества результатов всего процесса и другими нежелательными последствиями.

    Поэтому мы еще раз обратим внимание на важность правильного определения статусов объектов, которые передаются из одного процесса в другой. Эти статусы должны быть зафиксированы на уровне терминов, используемых в регламенте: либо со ссылкой на существующие нормативные акты, либо определенных в рамках регламента.

    Поясним сказанное на примере сервисной компании – компании, предоставляющей заказчику оборудование с бригадой (экипажем). Для того, чтобы услуга соответствовала требованиям заказчика, а также законодательно установленным требованиям, необходимо, чтобы оборудование приобрело последовательно следующие состояния:

    Юридическая готовность – состояние оборудования, при котором имеются все документы, удостоверяющие права компании на его безопасную эксплуатацию от своего лица.

    Техническая готовность – состояние оборудования, при котором все его части и оборудование в целом находятся в исправном состоянии, получены все документы, подтверждающие возможность эксплуатации оборудования в требуемом заказчиком режиме.

    Эксплуатационная готовность – состояние оборудования, при котором находящееся в технической готовности оборудование снабжено необходимым инвентарем, обеспечено энергией, укомплектовано бригадой (экипажем), члены которой (которого) имеют все документы, подтверждающие возможность эксплуатации оборудования в установленном заказчиком режиме.

    Рабочее состояние – состояние оборудования, при котором находящееся в эксплуатационной готовности оборудование удовлетворяет требованиям, предъявляемым заказчиком, и выполняет необходимую работу (оказывает услуги).

    Установление границ процессов сервисной компании описанным образом имеет далеко идущие последствия для определения соответствующих бюджетов, распределения функций, прав и ответственности исполнителей, организационной структуры компании и т.п. .

    Не следует смешивать цель и выход процесса. Например, для процесса производственного планирования, цель которого сформулирована выше, результатом будет документ под названием «План-график производства».

    Вход процесса – совокупность объектов, потребляемых или преобразуемых в ходе выполнения процесса: материальных ценностей, документов и т.п. Требования к входным объектам должны быть сформулированы с точки зрения использующего их процесса.

    Поскольку входы в один процесс являются, как правило, выходами других процессов, то для входных объектов справедливы рекомендации и комментарии, данные выше. В частности, описывая некоторый процесс, разработчик должен сформулировать требования, предъявляемые к входным объектам этого процесса.

    Отметим, что в процесс должен быть встроен механизм проверки фактически полученных входных объектов предъявляемым к ним требованиям и правила действия в случае выявления несоответствия. Согласно правилам производственной системы «Тойоты», не допускается прием бракованных изделий в дальнейшую обработку или, как видно из приводимого ниже примера, не допускается использование вызывающего опасения оборудования:

    Уполномоченный работник Арендатора, принимающий от Арендодателя оборудование, вправе без разборки оборудования провести осмотр, измерения внешних размеров оборудования, проверку его работоспособности (если такая проверка не требует инструментальных средств, отсутствующих у принимающего работника, или применения методов, которым принимающий работник не обучен). Если в результате указанных осмотра и проверок оборудования обнаружены признаки невозможности безаварийной эксплуатации оборудования, то доставленное оборудование не должно использоваться, а принимающий оборудование работник Арендатора обязан оповестить сменного технолога регионального участка Арендатора об инциденте .

    Параметры, правила и методы выполнения процесса – это объекты (как правило, информационного характера: нормативные акты, методики, технологии, справочники и т.п.), используемые, но не изменяемые в ходе выполнения процесса .

    … выполняет <действие> в соответствии с <наименование документа>
    если указываются конкретные документы, или
    … выполняет <действие> в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации

    если состав документов обширен или может изменяться.

    Вот еще один пример:

    Технология выполнения каждого вида работ (техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания) определяется паспортом или руководством по эксплуатации оборудования. В случае отсутствия описаний указанных технологий используются технологии, утвержденные главным инженером.

    Если несколько процессов выполняются в соответствии с одним нормативным документов, то, разумеется, нет нужды упоминать этот документ в каждом пункте регламента – достаточно сделать это один раз.

    В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

    Событие, запускающее процесс. Выполнение процесса запускается только при наступлении определенных событий (выполнении определенных условий). К таким событиям, как правило, относятся:

    Событие, завершающее процесс, состоит, как правило, в получении всех требуемых выходных объектов и достижении цели процесса.

    Например:

    Оборудование принимается инженером-механиком на склад технической готовности при условии:
    • выполнения всех работ, предусмотренных ремонтной ведомостью;
    • наличия записей в ремонтном формуляре паспорта оборудования о выполненных работах и испытаниях;
    • иных документов, предусмотренных приложением № 6.1.2 к настоящему регламенту и договорами с заказчиками.
    Факт приемки оборудования на склад технической готовности фиксируется:
    • инженером-механиком в ремонтной ведомости и в журнале ремонта оборудования;
    • оператором в журнале движения оборудования.

    Следует иметь в виду, что события, запускающие и завершающие процессы, должны быть согласованы с готовностью входов и выходов процессов. Процесс не может быть выполнен корректно, если, скажем, срок его выполнения наступил, но входные объекты подготовлены не полностью.

    Момент события, завершающего процесс, как правило, жестко связан с моментом учета выполнения данного процесса (признания хозяйственной операции) в системе учета организации.

    Срок выполнения процесса задается, как правило:

    Для учета выполнения процесса, в частности, для контроля времени его выполнения, необходимо фиксировать в документах и/или в автоматизированной информационной системе (далее – АИС) моменты запуска и завершения процесса и сопоставлять их с нормативными сроками выполнения. Именно поэтому важно недвусмысленно охарактеризовать условия начала и окончания процессов.

    Место выполнения процесса должно соответствовать требованиям, предъявляемым к выходам процесса и к методам выполнения процесса.

    Например, определенные виды технического обслуживания, ремонта или испытаний должны выполняться на специально оборудованных производственных участках. Выполнение же работ в иных местах ведет к нарушению установленной технологии, следовательно, не обеспечивает требуемого качества, а потому лица, допустившие нарушение, подлежат наложению взыскания.

    Функции (действия), выполняемые в рамках процесса , должны соответствовать функциям, установленным в должностных инструкциях, положениях о подразделениях, положениях о коллегиальных органах.

    Функция (действие) описывается глаголом: разрабатывает, формирует, предоставляет, организует, ведет мониторинг, контролирует и т.п.

    Исполнители процесса. Указание исполнителей процесса является одним из важнейших предназначений регламента. Исполнителем процесса может быть:

    • работник, занимающий определенную должность (имеющий определенную профессию);
    • подразделение организации (при условии, что порядок определения конкретного исполнителя известен или устанавливается в регламенте);
    • коллегиальный орган организации (комиссия, комитет, коллегия, совет, экспертная или рабочая группа и т.п.).

    В случае, если указать конкретного исполнителя невозможно, то в рамках регламента должна быть определена роль (совокупность функций, прав и ответственности), необходимая для выполнения одного или нескольких процессов, описанных в регламенте. Далее для реализации процесса, описанного в регламенте, распорядительным актом соответствующего руководителя указываются конкретные исполнители необходимых ролей.

    Например, для тестирования работников удаленных от центрального офиса компании цехов создаются временные рабочие звенья:

    Тестирование работников в местах расположения бригад удаленных цехов проводится рабочими звеньями тестирования, состоящими из:

    • руководителя звена, назначаемого приказом генерального директора;
    • представителя ИТР, назначаемого распоряжением начальника цеха.

    Указываемый исполнитель должен соответствовать масштабу процесса. Так, допускается говорить:

    Контроль технического состояния оборудования производственных цехов Общества производится отделом главного механика.

    Однако когда речь идет о конкретном виде оборудования, необходимо указать и конкретного работника:

    Контроль технического состояния грузоподъемного оборудования производственных цехов Общества производится ведущим специалистом отдела главного механика.

    Если конкретный исполнитель процесса определяется непосредственно перед исполнением процесса (как, например, операционист в банке), то регламентом или иными нормативными актами должен быть установлен порядок определения конкретного работника, исполняющего данный процесс.

    В регламенте должны быть четко зафиксированы моменты передачи управления процессом (или передачи объектов процесса) от одного исполнителя к другому.

    В регламенте, дополнительно к описанным в должностных инструкциях, положениях о подразделениях или коллегиальных органах, могут быть определены:

    • функции работников, подразделений, коллегиальных органов,
    • права работников,
    • ответственность работников,
    необходимые для выполнения описываемого процесса.

    Разработчик должен проследить за тем, чтобы дополнительные функции, права и ответственность исполнителей не противоречили уже имеющимся и, при необходимости, выступить с инициативой изменения существующих локальных нормативных актов .

    Среди исполнителей процесса выделяется менеджер (или владелец) процесса – работник, организующий выполнение процесса по установленным правилам: принимающий решения в ключевых точках процесса, обеспечивающий соответствие выходов процесса предъявляемым к ним требованиям и целям процесса.

    Для нормальной работы процесса необходимо, чтобы:

    • решения менеджера процесса были легитимными (работник имеет право непосредственно давать указания другим исполнителям процесса либо существует иной правовой механизм превращения распорядительных инициатив менеджера в обязательные для исполнения указания);
    • менеджер процесса имел право распоряжаться ресурсами, необходимыми для достижения требуемых результатов (в частности, распоряжаться бюджетом процесса, влиять на выбор исполнителей, инициировать определенные действия в рамках процесса и т.п.);
    • менеджер процесса был заинтересован в достижении требуемого результата (за счет баланса позитивных и негативных стимулов (ответственности)).

    Документирование процесса. Ход процесса, выражающийся в:

    • запуске, приостановке, завершении процесса,
    • приеме-передаче входных и выходных объектов,
    • изменении статусов входных и выходных объектов,
    • принятии решений в точках ветвления процесса,
    • назначении исполнителей процесса,
    • определении места выполнения процесса, и т.п.
    должен отражаться в документах и/или в базе данных АИС.

    Подробность информации о процессе определяется теми же целями, с которыми регламентируется данный процесс. Надо иметь в виду, что оформление документов и/или внесение информации в АИС увеличивает время выполнения процесса и предъявляет повышенные требования к исполнителю. С другой стороны, потери, связанные с отсутствием информации о процессе, могут оказаться более серьезными, поскольку, как правило, анализ накопленной информации о выполнении процесса ведет к принятию инвестиционных решений, связанных со значительными суммами и/или ориентированными на длительный срок. При внедрении регламента необходимо разъяснить исполнителям цели тех действий, которые служат накоплению необходимой аналитической информации о процессе.

    При описании процесса должны быть перечислены документы, отражающие ход его выполнения, а также документы, обрабатываемые и формируемые в ходе процесса. Формы документов могут быть как унифицированными (как, например, в процессах, связанных с учетом движения материально-технических ресурсов), так и неунифицированными – специально разработанными организацией. В последнем случае необходимо (а в первом – желательно), чтобы в приложении к регламенту были приведены формы документов, правила и/или образцы их заполнения (см. об этом подробнее ниже); при этом в тексте регламента даются ссылки на соответствующие приложения.

    Разработчик должен четко представлять движение документов, используемых в регламентируемом процессе. В частности, это поможет лучше структурировать сам процесс.

    Средства контроля выполнения процесса. Для регламентированного процесса контролю подлежат как организация выполнения процесса (она должна соответствовать регламенту), так и фактические результаты выполнения процесса, а если процесс является сложным, длительным или дорогостоящим, то и промежуточные данные о ходе процесса.

    Под контролем процесса подразумевается сопоставление фактически полученных (или промежуточных) результатов выполнения процесса с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в текущем режиме, периодически, выборочно ), а также выполнение или инициирование действий, направленных на минимизацию выявленных отклонений, в том числе, действий, связанных с коррекцией правил выполнения процесса.

    Соответственно, при описании средств контроля в регламенте должны быть указаны:

    • контрольные показатели (включая правила расчета значений, периодичность расчета, критические зоны значений, правила действия при достижении критических зон);
    • работники, выполняющие контрольные функции (разумеется, у них должно быть достаточно прав, чтобы влиять на ход контролируемого процесса).

    Таким образом, контрольная функция является одной из составляющих цикла совершенствования процесса.

    Как правило, контрольные действия, не связанные с коррекцией процесса, наряду с организацией выполнения процесса по заданным правилам осуществляет менеджер процесса. Полноценную контрольную функцию должен исполнять руководитель более высокого уровня.

    Пример: процессами договорной работы управляют кураторы договоров (в их функции входит подготовка проекта договора, участие в переговорах с контрагентами, обеспечение документооборота, связанного с выполнением договора, контроль выполнения условий договора и т.п.), а контроль договорной работы возлагается на генерального директора организации.

    Другой пример: производственный персонал организации проходит проверку профессиональных знаний с помощью тестирования. Руководит процессом начальник отдела кадров, контроль осуществляется главным инженером – первым заместителем генерального директора, так как в данной организации в его ведение входит управление производственной деятельностью.

    Описание средств контроля всего регламентируемого процесса может быть вынесено в самостоятельный раздел регламента (см. ниже комментарий к разделу «Контроль»).

    Итак, мы перечислили характеристики процесса, указание которых необходимо для корректной его регламентации. Теперь поговорим о воплощении этих требований в тексте регламента.

    Построение текста раздела

    Раздел регламента процесса, посвященный подпроцессам, обычно разбивается на подразделы – по одному на каждый подпроцесс. В начале подраздела формулируется цель подпроцесса и условия запуска процесса. Далее по формуле:

    <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>
    описываются действия, последовательность которых составляет подпроцесс. Поскольку русский язык достаточно гибок и не фиксирует порядок слов в предложении, то фразы, описывающие элементарные действия, могут быть сконструированы с учетом различных обстоятельств. Например, если важно сделать акцент на результате процесса, то в начале фразы говорится о результате:
    Справка о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца (по форме п. … приложения к настоящему регламенту) подготавливается на основании данных бухгалтерского учета начальником финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным.

    Если же раздел регламента построен так, чтобы его абзацы соответствовали должностям работников финансового отдела, то приведенное правило будет выглядеть так:

    Начальник финансового отдела Общества не позднее 03 числа месяца, следующего за отчетным, на основании данных бухгалтерского учета подготавливает справку о дебиторской задолженности на конец отчетного месяца (по форме п. … приложения к настоящему регламенту).

    В любом случае разработчику нужно следить за тем, чтобы все существенные характеристики процесса были указаны в описании, но и чтобы описание в целом не оказалось трудным для восприятия.

    В конце подраздела обычно указываются условия завершения процесса, действия, необходимые для учета выполнения процесса, и средства контроля выполнения процесса.

    Процесс должен быть описан в максимальной универсальности. Это относится как к структуре процесса, так и к его параметрам.

    К сожалению, очень часто в регламентах описываются только штатные ситуации, которые, к тому же, и не вызывают конфликтов. В этом случае регламент не является необходимым. Напротив, конфликты, нуждающиеся в разрешении, возникают, как правило, при отклонении хода процесса от «главной дороги». Поэтому регламент должен быть подобен программе для вычислительной машины: процесс не должен «зависать» при различных обстоятельствах.

    Но если в программировании единственным средством борьбы с «зависаниями» является скрупулезное описание всех возможных случаев хода расчета, то при описании деловых процессов такой подход не всегда возможен в принципе. Поэтому рекомендация разработчику состоит в том, чтобы в регламенте были описаны все наиболее вероятные варианты течения процесса, а поведение в редких нештатных ситуациях регулировалось либо ответственным работником, либо коллегиальным органом (возможно, создаваемым и созываемым специально для разрешения нештатных ситуаций в данном процессе). Следуя этому совету, не нужно упускать из виду, что принятие нетипового решения ответственным работником, а тем более – коллегиальным органом, потребует дополнительного времени ; исполнение же стандартизированного в регламенте решения может быть запущено сразу.

    Для облегчения восприятия текста регламента в основой его части можно описать только штатную ситуацию с наиболее вероятными отклонениями; описание же маловероятных нештатных ситуаций с правилами действия в них может быть вынесено в приложение (ср. с построением инструкций по эксплуатации бытовой техники); при необходимости создания коллегиального органа положение о нем разрабатывается отдельно, параллельно тексту регламента.

    Что касается параметров регламентируемого процесса: различных перечней, таблиц с числовыми значениями и т.п., то их рекомендуется приводить в приложениях к регламенту либо вообще выносить в отдельные нормативно-распорядительные акты. Это позволит увеличить «продолжительность жизни» регламента: при изменениях состава и/или значений параметров изменения придется вносить лишь в приложения либо вовсе не изменять текст регламента.

    В каком порядке следует описывать подпроцессы регламентируемого процесса? Наиболее естественным представляется описание подпроцессов в соответствии с этапами жизненного цикла основного объекта, который обрабатывается описываемым процессом.

    Например, в регламенте разработки регламентирующих документов могут быть следующие разделы:
    • Инициирование разработки регламентирующего документа.
    • Разработка проекта регламентирующего документа.
    • Согласование проекта регламентирующего документа.
    • Утверждение регламентирующего документа.
    • Введение в действие регламентирующего документа.
    • Информирование работников о регламентирующем документе.
    • Контроль выполнения регламентирующего документа.
    • Внесение изменений и дополнений в регламентирующий документ.
    • Отмена регламентирующего документа.
    • Хранение регламентирующего документа.

    Если жизненный цикл представляет собой совокупность вложенных, последовательных или параллельных циклов, то описание начинается с самого быстрого цикла.

    Например, регламент управления оборудованием и инструментом для капитального ремонта скважин (внутренний нормативный документ арендодателя оборудования) подразделяется на три основных части:
    • Выполнение заказов на оборудование и инструмент (первый операционный цикл – описывается взаимодействие арендатора и арендодателя).
    • Обеспечение технической готовности оборудования и инструмента (второй операционный цикл – описываются процессы диагностики, технического обслуживания и ремонта, выполняемые арендодателем).
    • Управление оборотным фондом оборудования и инструмента и принятие решений о его изменении (инвестиционный цикл – описывается цикл принятия решения собственником арендодателя).

    В текстовой части регламента (разделы 1 – 5) таблицы, рисунки, схемы и т.п., если их довольно много, обычно не приводятся – они помещаются в приложения к регламенту (раздел 6). Немногочисленные же таблицы или графические элементы могут быть размещены в тексте.

    Раздел 4. Ответственность

    В этом разделе определяется ответственность исполнителей за неисполнение регламента:

    Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ.

    Раздел 5. Контроль

    В данном разделе описываются средства контроля за исполнением регламента в целом:

    Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на <наименование должности>.

    Раздел 6. «Приложения»

    В этом разделе регламента приводится служебная и вспомогательная информация о регламентируемом процессе. Состав этой информации может варьироваться в зависимости от предмета регламента. Мы прокомментируем наиболее распространенные виды приложений.

    Раздел 6.1. «Классификаторы и справочники»

    В этом приложении помещается справочная информация, включающая классификаторы и справочники: перечни, таблицы значений и т.п.

    Разработка классификаторов и справочников представляет собой весьма ответственный этап разработки регламента . С классификации должен начинаться процесс разработки регламента. Если разработчиками проявлена поспешность (а это случается часто – хочется сразу же показать результат), то последствия ее могут быть весьма плачевными . Как показывает практика, к классификаторам приходится возвращаться чуть ли не на каждом этапе организационного проектирования, вплоть до конечных.

    Единая классификация способствует унификации точек зрения исполнителей на регламентируемый процесс. От удачной классификации зависит эффективность сбора и обработки информации, связанной с выполнением регламентируемого процесса.

    Справочная информация задает связи между объектами классификации, которые структурируют предметную область и, в известной степени, определяют ход регламентируемого процесса.

    Классификаторы должны быть максимально универсальными; минимальное требование состоит в согласованности классификаторов исполнителей и потребителей результатов процессов.

    Система классификации объектов определенного вида должна удовлетворять следующим требованиям (ср. ):

    • обеспечивать отнесение классифицируемого объекта к ровно одной категории классификации;
    • иметь достаточную гибкость и емкость и обладать необходимой полнотой;
    • иметь достаточную и экономически оправданную глубину;
    • обеспечивать (по возможности) сопряжение с другими классификациями этих же объектов;
    • обеспечивать простоту процессов ведения классификатора;
    • обеспечивать эффективную автоматическую обработку данных, связанных с классифицируемыми объектами.

    Разрабатывая классификаторы для нужд регламентации процесса, необходимо иметь в виду, что потребителями информации о процессе, которая «размечается» в соответствии с принятыми классификаторами, могут быть разнообразные функциональные подразделения. Поэтому классификатор должен обладать такой степенью детальности, чтобы информация о процессе могла быть обработана разными пользователями.

    Предприятие сдает в аренду оборудование из оборотного фонда; для определения инвестиций в пополнение оборотного фонда необходимо получить информацию о времени оборота единицы оборудования.

    В самом простом случае искомое время измеряется как период от одного момента приема-передачи оборудования арендатору до следующего. С экономической же точки зрения в рамках общего периода оборота следует различать период нахождения оборудования у арендатора – когда оборудование приносит предприятию доход, и период нахождения оборудования на предприятии, когда оборудование генерирует расходы.

    Для более детального анализа затрат в период нахождения оборудования на предприятии необходимо выделить три состояния оборудования: оборудование в ремонте, оборудование на складе в состоянии технической готовности, оборудование в пути.

    Итак, для корректного технико-экономического анализа процесса сдачи оборудования в аренду необходимо выделить и зафиксировать в документах, сопровождающих процесс, по меньшей мере, четыре состояния оборудования.

    Если же отнесение классифицируемого объекта к категориям классификации неоднозначно или отнесение его к различным категориям классификации не приводит к различным последствиям, то такая классификация является, как минимум, бесполезной.

    Специалистами по процессному подходу много копий сломано при решении вопроса об отнесении процессов к категориям основных, вспомогательных, управленческих и т.п. Однако никаких принципиально различных последствий в способах описания, реализации, контроле, бюджетировании (где оно, попроцессное бюджетирование?...) эта классификация не несет. Более того, неоднозначность отнесения процессов, а вместе с ними и подразделений к указанным категориям, может привести к нарушениям трудового законодательства. Следовательно, такая классификация является не только непродуктивной, но и (потенциально) незаконной.

    О подходах к классификации и об имеющихся способах классификации можно узнать из , , , , , в качестве примера полезно рассмотреть .

    В качестве основы для создания классификаторов следует использовать общероссийские классификаторы, отраслевые классификаторы, классификаторы, используемые поставщиками и подрядчиками. Если дословное воспроизведение классификаций внешних организаций невозможно, то, во избежание «трудностей перевода», следует предусмотреть средства трансформации одной классификации в другую. Несмотря на наличие весьма нетривиального стандарта ISO 15926 «Системы промышленной автоматизации и интеграция. Интеграция данных жизненного цикла установок непрерывного производства, включая нефтяное и газовое производственное оборудование» , работу по интеграции классификаторов и справочников лучше поручить специалистам.

    В случае если различные классификаторы и справочники связаны между собой, используются правила нормализации баз данных .

    Если используемые в регламентируемом процессе классификаторы и справочники могут изменяться, то либо в самом регламенте, либо в отдельном документе следует установить порядок внесения изменений и дополнений в справочники и классификаторы.

    Раздел 6.2. «Формы и правила оформления документов»

    В этом приложении приводятся формы и разъясняются правила оформления документов, сопровождающих выполнение регламентируемого процесса.

    Как правило, приводятся:

    • формы документов (не заполненные);
    • образцы заполнения форм документов;
    • правила заполнения форм (если есть варианты заполнения, которые нецелесообразно представлять в виде образцов);
    • правила нумерации документов.

    Правила заполнения форм унифицированных документов определяет действующее законодательство. В этом случае в регламенте достаточно дать ссылку на нормативный акт, в котором установлены такие правила. Формы неунифицированных документов (т.е. формы документов, разработанные самой организацией) следует описать в приложении к регламенту более подробно.

    Остановимся на принципах разработки неунифицированных форм документов. Документы, сопровождающие процесс, выполняют несколько функций (ср. ):

    • доказательную – подтверждают факт наступления того или иного события;
    • информационную – служат источником информации для учетно-аналитических процедур;
    • контрольную – дают возможность контролировать выполнение процессов, работу отдельных лиц и т.д.;
    • накопительную – являются материальным носителем и накопителем информации (эта функция особенно важна при отсутствии автоматизированных хранилищ данных).

    Эти функции обусловливают требования к форме и содержанию документов.

    Требования к обязательным реквизитам первичных документов для целей бухгалтерского учета сформулированы в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации :

    Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

    Эти требования, с соответствующими изменениями, следует принять во внимание при разработке прочих (не обязательно бухгалтерских) неунифицированных форм документов.

    • легкость и простота понимания работниками, заполняющими и использующими форму документа, правил заполнения формы документа и смысла внесенных записей;
    • физическая возможность прочитать текст документа и вписать в форму документа необходимый текст (шрифт должен быть «читаемого размера», поля для записей от руки должны быть достаточного размера);
    • скорость заполнения формы документа;
    • возможность сканировать, копировать, отправлять по факсимильной связи документ без искажения и/или потери его содержания;
    • минимальность затрат на изготовление бланков документов: компактность, отсутствие излишних графических элементов;
    • соответствие документа на бумажном носителе экранной форме в АИС (если таковая используется).

    В идеальном случае форма документа должна быть понятной заполняющим ее работникам без дополнительных объяснений. Для этого сама форма может содержать «подсказки» типа: «нужное подчеркнуть», «выбрать из справочника…», и т.п. Рекомендации по разработке форм даны в разд. 2.3, 4.5 .

    Особое внимание необходимо уделить размещению подписей ответственных исполнителей. Некорректно размещать все подписи в одном месте документа, поскольку зачастую подписывающий документ работник отвечает за содержание лишь некоторого фрагмента документа, отвечающего фрагменту же документируемого процесса.

    Бывает нелишне в самой форме документа предусмотреть фразу, объясняющую, за что именно расписывается работник. Например:

    Оборудование из ремонта сдал.
    Слесарь ________________ (Ф.И.О.)
    Оборудование из ремонта принял и проверил, что оборудование исправно, необходимые документы в наличии, записи о ремонте и испытаниях в паспорт оборудования внесены, разрешение на эксплуатацию имеется.
    Инженер-механик ________________ (Ф.И.О.)

    Если такие объяснения не приведены в форме документа, то они должны быть обязательно приведены в тексте регламента.

    Приводимые в приложении к регламенту образцы заполнения форм документов отвечают, как правило, наиболее часто встречающимся ситуациям.

    Если вариантов заполнения много, то целесообразно изложить правила заполнения формы документа в виде таблицы, в одной колонке которой перечисляются поля документа, а в другой указываются правила их заполнения: источник значения (например, утвержденный справочник или показания прибора), зависимость указываемого значения от значений других полей документа (например, формула). Если документ заполняется несколькими исполнителями, то в третьей колонке таблицы указывается ответственный за заполнение данного поля работник.

    Особое внимание следует уделить правилам нумерации документов, поскольку они должны обеспечивать соотнесение документа с объектами и операциями, а также ссылочную целостность системы документов. Например:

    Номер Договора на ремонт судна, заключаемого между Операционным предприятием и Подрядчиком, представляется в виде:
    ДР-XXX-YYY-SS-NNN-DD,
    где
    XXX – трехзначный цифровой код Операционного предприятия;
    YYY - трехзначный цифровой код Подрядчика, определенный в Перечне авторизованных Подрядчиков;
    SS-NNN – код судна, в котором первые два символа (буквы) обозначают тип судна, последние три символа – порядковый номер судна в данной серии (типе);
    DD – двузначный порядковый номер Договора на ремонт судна
    Номер Акта сдачи-приемки ремонтных работ по Договору на ремонт судна представляется в виде:
    АР-<Номер договора> /ZZ,
    где
    ZZ – двузначный порядковый номер Акта сдачи-приемки ремонтных работ.

    Такое «ручное» кодирование документов важно, если документирование вводится, скажем, в тестовом режиме, без поддержки в АИС. Если же документооборот поддерживается АИС, то хитроумное кодирование становится неактуальным. Все признаки операции, которые выносятся в код (как в приведенном примере), фигурируют в развернутом виде в полях документа и, следовательно, в полях базы данных. Поэтому выбор документов из базы по заданным значениям полей обеспечен.

    Иногда формы документов подразделяются на обязательные и рекомендованные. Отклонение от правил заполнения обязательных форм не допускается. На основе рекомендованных форм исполнители могут создавать и использовать собственные формы, которые могут детализировать и/или дополнять информацию, содержащуюся в рекомендованной форме, не нарушая ее структуры.

    Если форма документа не может быть определена в регламенте, но имеются определенные требования к содержанию документа, то эти требования рекомендуется изложить в приложении к регламенту. Описанная ситуация возникает, например, при заключении договоров по форме, предложенной контрагентом. В этом случае в регламенте приводятся требования к содержанию договора или примерные формулировки положений, на включение в текст договора которых должна настаивать организация.

    Разработчик должен четко представлять себе весь жизненный цикл неунифицированного документа (создание, обработка, архивирование, уничтожение).

    Важно отметить, что хорошо структурированный документ способен упорядочить и процесс, который в этом документе отражается. В этом смысле «объект важнее процесса».

    Раздел 6.3. «Схемы процессов»

    В этом приложении помещаются схемы процессов, описываемых в регламенте.

    Схемы процессов служат для иллюстративных, облегчающих понимание регламента целей и не заменяют собой текст регламента. Отсюда вытекает следующее:

    • целесообразно включать в это приложение схемы лишь часто повторяющихся и/или наиболее важных процессов; не стоит расписывать все варианты процесса и тем более – пытаться изобразить их на одной схеме;
    • выбор языка схем должен определяться целью наиболее удобного и ясного донесения до читателя регламента важнейших особенностей выполнения регламентируемого процесса; лучше привести несколько «проекций» одного процесса, чем пытаться изобразить на одной схеме сразу всю информацию о процессе.

    Если политика организации в области внутренней стандартизации предусматривает использование определенных языков описаний процессов, то в организации должна существовать документированная методика использования этих языков (так называемое «соглашение о моделировании»). В этом документе определяется, в частности, семантика обозначений, используемых на схемах. В случае отсутствия такого документа семантика обозначений должна быть определена в тексте приложения.

    Наиболее простым и доступным для понимания является язык блок-схем (он неявно рекомендуется к использованию при написании административных регламентов ), отражающий действия и ветвления (условные переходы). Однако это лишь часть полной информации о процессе (см. выше комментарии к разделу «Описание требований, процессов, методов работы»).

    Хорошее введение в приемы описания процессов дано в . Избежать ошибок при построении схем процессов помогут наглядные и практичные рекомендации из .

    Могут ли схемы заменить текст регламента? Практика показывает, что схема, выполненная с недостаточной деталировкой, нуждается в пояснениях. Слишком подробная схема, как правило, нечитаема. К тому же далеко не все работники даже весьма «продвинутой» организации способны правильно читать схемы. Одну из основных сложностей представляет собой описание на (любом) языке схем различных ветвлений, правил с исключениями и т.п. явлений, распространенных в отечественном бизнесе. Хорошо структурированный текст с решением этих задач поневоле справляется, но и хорошая схема не будет лишней.

    Раздел 6.4. «Алгоритмы расчетов»

    В это приложение могут быть вынесены алгоритмы расчетов, применяемых в регламенте. Альтернативный вариант – изложить алгоритмы расчетов в методической инструкции, а в регламенте дать на нее ссылку.

    При описании алгоритма расчета необходимо сформулировать ситуацию, в которой производится расчет, цель расчета, описать входные и выходные переменные, а также константы, указав для каждой величины:

    • обозначение,
    • наименование,
    • смысл,
    • единицу измерения,
    • источник данных (для константы – значение).

    При описании источника данных необходимо проследить за синхронностью используемых для расчета значений.

    Раздел 6.5. «Таблицы ролей исполнителей процессов»

    Это приложение носит справочный характер, так как в удобном виде представляет собой ролевую структуру процесса.

    Для описания ролей могут использоваться:

    • матрицы ответственности;
    • таблицы «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность».

    Матрица ответственности представляет собой таблицу, в которой перечислены функции, необходимые для выполнения процесса (по строкам) и должности исполнителей процесса (по столбцам), а на пересечении строки и столбца указывается роль данного исполнителя в выполнении данной функции: инициирует, организует, участвует, обеспечивает, выполняет самостоятельно, контролирует и т.п.

    Таблица «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность» представляет собой таблицу с колонками, в которых указываются название процесса, исполнитель, его функции в рамках данного процесса, права, необходимые для выполнения данных функций, ответственность исполнителя.

    Обе таблицы окажут неоценимую помощь разработчику должностных инструкций, положений о подразделениях, положений о коллегиальных органах, поскольку общая «функциональная нагрузка» работника, подразделения или коллегиального органа складывается из функций, выполняемых им в рамках всех процессов организации.

    6. Методическая инструкция

    Методическая инструкция определяет унифицированные правила и методы выполнения определенного процесса, независимые от исполнителей.

    Примерная структура методической инструкции такова:

    • достаточно подробное описание предметной области, в которой применяются описываемые правила и методы; в частности, рекомендуется давать принципы классификации или систематизированный перечень объектов, используемых в указанных правилах и методах;
    • описание целей и правил анализа и интерпретации результатов, полученных в соответствии с излагаемой методикой;
    • примеры применения описываемых правил и методов, документирования их применения.

    Методические инструкции (особенно в части классификаторов и форм документов) рекомендуется разработать и согласовать до написания соответствующих регламентов. Рекомендации по написанию разделов методической инструкции аналогичны приведенным выше.

    7. Рабочая инструкция

    Рабочая инструкция определяет порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов.

    Примерная структура рабочей инструкции такова:

    Наименование
    Содержание
    1. Общие положения
    1.1. Назначение
    1.2. Область применения
    1.3. Нормативные ссылки
    1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений
    2. Термины, определения и сокращения
    2.1. Термины и определения
    2.2. Сокращения
    3. Описание требований, процессов, методов работы
    4. Ответственность
    5. Контроль
    6. Приложения
    6.1. Справочники
    6.2. Формы и правила оформления документов
    6.3. Схемы процессов
    6.4. Алгоритмы расчетов

    В рабочую инструкцию рекомендуется включать примеры выполнения отдельных действий (функций), использования форм документов и т.п. Рекомендации по написанию разделов рабочей инструкции аналогичны приведенным выше. Рабочие инструкции целесообразно писать после того, как согласованы регламенты процессов, фрагменты которых должны быть описаны в рабочих инструкциях.

    8. Организация разработки и внедрения регламентов

    Регламент – это «общественный договор» работников организации. Он возникает там и тогда, где и когда появляется осознанная необходимость в рациональном разделении областей ответственности, гармонизации усилий для достижения общего результата.

    Для успешной регламентации процесса необходимо стремление участников процесса и потребителей его результатов к достижению взаимовыгодного позиционирования себя в этом процессе. Поэтому психологической предпосылкой регламентации будет либо наличие «критической массы» работников, желающих навести порядок в процессе, либо твердая воля руководства. В обоих случаях правильное решение родится не сразу и потребует время на приобретение сторонников.

    Об организации разработки регламентирующей документации подробно рассказано в специальной литературе , , , , поэтому ограничимся несколькими важными на наш взгляд замечаниями.

    • Потребитель результатов процесса должен четко сформулировать требования к этим результатам.
    • Цель процесса должна формулироваться извне процесса.
    • Рабочая группа разработчиков регламента (или комплекса нормативных документов) должна правильно определить объекты, участвующие в процессах, и границы процессов. На этом этапе полезно рисование разнообразных схем, диаграмм и таблиц. Наиболее удачные из них – те, которые отражают суть и особенности описываемого процесса – следует включить в приложения к регламенту.
    • Классификаторы и справочники, связанные с процессом, должны быть тщательно проработаны.
    • Формы неунифицированных документов должны быть спроектированы с большой аккуратностью.

    Рабочая группа разработчиков регламента должна включать специалистов, непосредственно занятых в процессе, а также потребителей результатов процесса. Если до регламентации при исполнении процесса имели место конфликты, то представители конфликтующих сторон должны войти в состав рабочей группы или, по крайней мере, должны приглашаться на ее рабочие заседания. Общее методическое руководство разработкой регламента может осуществлять специализированный отдел организации (обычно называемый отделом организационного развития, отделом корпоративных технологий, отделом интегрированного менеджмента качества и т.п.).

    Поможет ли работе над регламентом использование специализированного программного обеспечения для описания процессов? Такое программное обеспечение позволит грамотно изложить уже принятое решение об организации процесса, но вряд ли поможет его найти. Исключение составляют случаи, где для поиска оптимального решения нужны многочисленные расчеты – здесь уже не избежать моделирования процесса в специальных программных средах. Несомненная польза от специализированного программного обеспечения для описания процессов состоит в автоматическом контроле ссылочной целостности описания.

    Начав «с места в карьер» разрабатывать процесс в специальной среде и выбрав определенный формальный язык для представления процесса, можно столкнуться с тем, что выразительных возможностей этого языка не хватит для отражения особенностей процесса. Поэтому рекомендуется в начале работы использовать самые простые языки описаний и по мере раскрытия особенностей процесса детализировать описания. Наилучшая «проекция» процесса и наилучший язык (или несколько языков) описания выявятся в конце работы. Именно эти «проекции» и языки и следует использовать.

    После достижения ясности относительно перечисленных компонент регламента можно подготовить черновой вариант текста и перейти к его согласованию. Нужно быть готовым к тому, что представления об описываемом процессе и текст регламента могут подвергнуться самым радикальным изменениям.

    Получив согласие всех заинтересованных сторон, следует подготовить план мероприятий по внедрению регламента. Этот план может быть отражен в приказе об утверждении регламента (или стать приложением к приказу). Среди мероприятий могут быть:

    • признание утратившими силу локальных нормативных актов, ранее регламентировавших процесс, описанный в новом регламенте;
    • внесение дополнений и изменений в локальные нормативные акты в связи с утверждением нового регламента;
    • разработка новых локальных нормативных актов, необходимых для работы по новому регламенту;
    • доработка или внедрение новых модулей автоматизированных информационных систем;
    • изготовление бланков неунифицированных документов, используемых в соответствии с новым регламентом;
    • изменения и/или дополнения к штатному расписанию;
    • поиск кандидатов на новые должности; назначение или перевод работников на новые должности;
    • обучение исполнителей процесса новым правилам работы;
    • разъяснительная работа среди исполнителей процесса;
    • сопровождение членами рабочей группы (разработчиками регламента) работы исполнителей в рамках нового процесса (так сказать, «опытно-промышленная эксплуатация» нового регламента);
    • корректировка текста регламента по итогам «опытно-промышленной эксплуатации»;
    • введение в действие скорректированной версии регламента;
    • определение процедур контроля качества регламента.

    Определившись с мероприятиями по внедрению, руководитель организации издает приказ об утверждении и введении в действие нового регламента. Отметим, что при наличии продолжительных мероприятий даты утверждения регламента и введения его в действие будут различаться.

    Работа над регламентом, как правило, не заканчивается в момент введения в действие скорректированной по итогам «опытно-промышленной эксплуатации» версии регламента. Бизнес организации меняется, практика применения регламента выявляет неточности, ошибки, а также детали, не замеченные разработчиками или «узаконенные» в регламенте не оптимальным образом. Поэтому вполне естественны изменения и дополнения к регламенту. Когда объем этих изменений и дополнений станет достаточно большим, следует выпустить новую редакцию документа. Инициировать указанные доработки регламента должен, в первую очередь, работник, в обязанности которого входит контроль исполнения регламента.

    Работу над текстом документа должен вести «держатель» этого документа, обладающий достаточными познаниями как в сути регламентируемого процесса, так и в принципах работы над текстом локального нормативного акта. Таким «держателем» может выступать кто-либо из заместителей менеджера процесса или работник подразделения, ответственного за разработку и поддержание актуальности документации системы менеджмента (при наличии такого подразделения).

    В организации может быть утвержден «метарегламент» – документ, устанавливающий порядок разработки регламентов и других локальных нормативных актов. Прообразом такого документа может служить .

    9. Приложение

    Для удобства читателя мы приводим в приложении шаблон регламента. Каждая организация может и должна разработать собственные шаблоны регламентов и инструкций, не отклоняясь при этом от предложенных рекомендаций.

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1. Назначение

    1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок <дается наименование или краткое описание процесса> в <дается полное наименование организации> (далее – Общество).

    1.2. Область применения

    1.2.1. Требования и правила настоящего Регламента распространяются на <описывается область применения Регламента>.

    1.2.2. Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями Общества.

    1.3.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с: <указываются документы-основания>.

    1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений

    1.4.1. Настоящий Регламент, все изменения и дополнения к нему утверждаются <указывается название утверждающего органа управления> и вводятся в действие <указывается название органа управления, вводящего в действие регламент>.

    2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

    2.1. Термины и определения

    2.1.1. <Термин> (<сокращение>) – <определение термина>.

    2.2. Сокращения

    2.2.1. <Сокращение> – <разъяснение сокращения>.

    3. ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ, ПРОЦЕССОВ, МЕТОДОВ РАБОТЫ

    3.1. Подпроцесс 1

    3.1.1. <Цель подпроцесса>.

    3.1.2. <Событие, запускающее подпроцесс>.

    3.1.3. <Выход> <Действие> <Вход> <Метод> <Место> <Исполнитель> <Срок> <Документ>

    3.1.4. <Событие, завершающее подпроцесс>.

    3.1.5. <Средства контроля>.

    3.2. Подпроцесс 2

    4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    4.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента работниками Общества является нарушением ими должностных обязанностей. Работники Общества несут ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего Регламента в соответствии с действующим законодательством РФ.

    5. КОНТРОЛЬ

    5.1. Контроль исполнения настоящего Регламента возлагается на <наименование должности>.

    6. ПРИЛОЖЕНИЯ

    6.1. Классификаторы и справочники

    6.1.1. <Классификатор 1> …

    6.1.2. <Справочник 1>

    6.2. Формы и правила оформления документов

    6.2.1. <Наименование формы документа 1>

    <Форма документа 1>

    6.2.2. <Наименование формы документа 2>

    6.3. Схемы процессов

    6.3.1. <Описание условных обозначений, используемых на схемах>

    6.3.2. <Схема 1>

    6.3.3. <Схема 2>

    6.4. Алгоритмы расчетов

    6.4.1. <Описание ситуации, в которой производится расчет>

    6.4.2. <Описание цели расчета>

    6.4.3. <Величина 1>

    6.4.3.1. <Обозначение>

    6.4.3.2. <Наименование>

    6.4.3.3. <Смысл>

    6.4.3.4. <Единица измерения>

    6.4.3.5. <Источник данных (для константы – значение)>

    6.4.4. <Описание алгоритма>

    6.4.5. <Правила интерпретации результатов расчета>

    6.4.6. <Примеры расчета>

    6.5. Таблица ролей исполнителей процессов

    6.5.1. Матрица ответственности

    6.5.2. Таблица «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность»

    Литература

    1. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.

    2. Большой толковый словарь официальных терминов / сост. Ю.И.Фединский – М.: ООО «Издательство Астрель». – 2004. – 1165 с.

    3. Борисов А.Б. Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать «правильный» регламент. / http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1052702/ . - 2009.

    4. Борхес Х.Л. Аналитический язык Джона Уилкинса. Из книги «Новые расследования» (1952) / в кн. Борхес Х.Л. Проза разных лет. М.: Радуга. – 1989. – 320 с.

    5. ГОСТ 3.1130-93. ЕСТД. Общие требования к формам и бланкам документов (введен в действие Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 31 января 1995 г. № 28).

    7. ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 1 июля 1992 г. № 7).

    8. ГОСТ Р 1.5-92 Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 1 июля 1992 г. № 7).

    9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

    10. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

    11. ГОСТ Р ISO 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 470-ст).

    12. ГОСТ Р ISO 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования (утвержден Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 471-ст).

    13. ГОСТ Р ISO 15926-1-2008 Промышленные автоматизированные системы и интеграция. Интеграция данных жизненного цикла для перерабатывающих предприятий, включая нефтяные и газовые производственные предприятия. Часть 1. Обзор и основополагающие принципы (утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.12.2008 № 619-ст).

    14. Демидов Е.Е. Контекстные модели баз данных. / Обозрение прикладной и промышленной математики. – 2003. – т. 10, вып. 2. – с. 641 - 642.

    15. Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.

    16. Демидов Е.Е., Бережков С.И. О рисках консалтингового проекта, или Памяти «Волготанкера». – Консультант. – 2010. – № 9. – с. 30 – 34.

    17. Единая терминология по управлению, планированию промышленного производства и нормированию материальных ресурсов (проект). – М.: Госплан. – 1971. – 95 с.

    18. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. – М.: Инфра-М. – 2009. – 320 с.

    20. Калашян А.Н., Калянов Г.Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии. – М.: Финансы и статистика. – 2003. – 256 с.

    21. Кондратьев В.В., Кузнецов М.Н. Показываем бизнес-процессы от модели процессов компании до регламентов процедур. – М.: Эксмо. – 2008. – 256 с.

    22. Кузнецов С.Д. Основы баз данных. – М.: Интернет-университет информационных технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний. – 2007. – 484 с.

    23. Никаноров С.П. Концептуальные методы. – М.: Концепт. – 2002. – 30 с.

    24. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

    25. ОРДМР 13-85. Отраслевой руководящий документ. Методические рекомендации. Состав и содержание работ на различных этапах (стадиях) разработки отраслевых классификаторов медицинской и технико-экономической информации (утвержден Управлением медицинской статистики и вычислительной техники Минздрава СССР 03.01.1986).

    26. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, ред. от 24.12.2010).

    27. Постановление Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

    28. ПР 45.02-97. Правила по стандартизации. Отраслевая система стандартизации. Принципы разработки нормативных документов (утверждены и введены в действие письмом Госкомсвязи РФ от 26 декабря 1997 г. № 7181).

    29. ПР 50.1.019-2000. Правила стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации (утверждены Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 409-ст; утратили силу с 01.04.2006).

    30. ПР 50.1.020-2000. Правила стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов (утверждены и введены в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 409-ст).

    31. ПР 50.1.024-2005. Правила стандартизации. Основные положения и порядок проведения работ по разработке, введению и применению общероссийских классификаторов (утверждены и введены в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 14.12.2005 № 311-ст).

    32. Проектирование информационных систем: курс лекций. / Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л.. – М.: Интернет-Университет Информационных технологий. – 2005. – 304 с.

    33. Рассказова-Николаева С.А., Шебек С.В. Корпоративные стандарты. От концепции до инструкции. – М.: Книжный мир. – 2008. – 320 с.

    34. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Высшая школа. – 1988. – 239 с.

    35. РД 50-699-90. Методические указания. Надежность в технике. Общие правила классификации отказов и предельных состояний (утверждены Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 29.12.1990 № 3551).

    36. Рекомендации по разработке порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг. Одобрены Правительственной комиссией по проведению административной реформы 23.11.2010 № 109.

    37. Репин В.В. «Плюсы» от регламентации бизнес-процессов. / http://www.finexpert.ru/view/plyusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/741 . - 2011.

    38. Репин В.В. «Минусы» от регламентации бизнес-процессов? / http://www.finexpert.ru/view/minusy_ot_reglamentatsii_biznes_protsessov/736 . - 2011.

    39. Репин В.В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация. – М.: Стандарты и качество. – 2007. – 240 с.

    40. Репин В.В. Особенности создания корректных схем бизнес-процессов. / http://www.finexpert.ru/view/osobennosti_sozdaniya_korrektnykh_skhem_biznes_protsessov/708 . - 2011.

    41. Ротер М., Шук Дж. Учитесь видеть бизнес-процессы: Практика построения карт потоков создания ценности. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2008. – 144 с.

    42. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации (утверждены Главархивом СССР). М.: Главархив СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 1982.

    43. Файоль А. Общее и промышленное управление. – М.: Контроллинг, 1992. – 111 с.

    44. Фуко М. Слова и вещи. Археология гуманитарных наук. СПб.: А-cad. – 1994. – 408 с.

    45. Эко У. Vertigo: круговорот образов, понятий, предметов. М.Слово. – 2009. – 406 с.

    46. Энциклопедия делопроизводства. / Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления. http://www.edou.ru .

    47. Ямолеев Р. Требования к библиотеке терминов, используемых в моделях процессов и при стандартизации производственной деятельности машиностроительного предприятия. / http://finexpert.ru/view_private/rafik_yamoleev/trebovaniya_k_biblioteke_terminov_ispol_zuemykh_v_modelyakh_protsessov_i_pri_standartizatsii_proizvodstvennoy_deyatel_nosti_mashinostroitel_nogo_predpriyatiya/794 . - 2012.

    Термин (от лат. terminus - предел, граница) – слово или словосочетание, являющееся названием некоторого понятия какой-нибудь области науки, техники, искусства и т. п. В отличие от слов общей лексики, которые зачастую многозначны и несут эмоциональную окраску, термины в пределах сферы применения однозначны и лишены экспрессии.

    В.Гершель: «Нельзя внести ясность в рассуждения, если она сначала не введена в определения».

    Глоссарий (лат. glossarium - «собрание глосс») – словарь узкоспециализированных терминов в какой-либо отрасли знаний с толкованием, иногда переводом на другой язык, комментариями и примерами.

    Тезаурус (от греч. - сокровище) – словарь, характеризующий термины предметной области не только через определения, но и через связи данного термина с другими терминами и их группами.

    С точки зрения управления базами данных, используя единственное число, мы характеризуем единичный объект (запись в таблице). Более того, формулировкой «документ, подтверждающий исполнение обязательства по заключенному договору», мы указываем, что один первичный документ может быть отнесен только к одному договору в подтверждение выполнения одного обязательства. Употребление множественного числа должно соответствовать типу связи «один ко многим». Изначально предложенная формулировка лишена как дополнительной информационной нагрузки, так и необходимой определенности: неясно, допустимо ли «закрытие» одним первичным документов нескольких обязательств по нескольким договорам, следует ли систематизировать и хранить первичные документы в привязке к договорам, к которым они относятся, или они могут храниться «кучей» сами по себе.

    В ряде терминологических ГОСТов специально приводятся недопустимые к употреблению синонимы (с пометкой «ндп»).

    Так, в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» с сожалением читаем: «39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа»; «49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования».

    Частью системы этих правил будут правила так называемой нормализации баз данных . Вообще, корректно построенный словарь вместе с классификаторами и справочниками должны быть достаточными для того, чтобы описать базу данных, необходимую для информационной поддержки регламентируемого процесса.

    Например, сайт www.sokr.ru для сокращений русского языка.

    Общепринятого определения понятия «процесс» или «бизнес-процесс» не существует. По-видимому, корректное определение этому понятию можно дать, перечислив его необходимые атрибуты и предварительно объяснив связи между ними, как это и делается ниже. Текст такого «определения» получится непомерно длинным, зато правильным. В качестве короткого эвристического определения можно использовать следующее: бизнес-процесс есть целенаправленная, определенным образом организованная деятельность в рамках определенной предметной области.

    Термин «инцидент» определен в цитируемом документе; в том же документе описан порядок взаимодействия Арендатора и Арендодателя в случае инцидента.

    В терминологии IDEF0 такие объекты по отношению к рассматриваемому процессу (точнее говоря, к функции) называются «ограничением».

    Например, с начала эксплуатации данной единицы оборудования.

    Напомним, что если в тексте нормативного акта сроки, количества и т.п. указываются цифрами, то за ними в скобках следует указание соответствующего значения прописью с большой буквы: «… не позднее 2 (Двух) рабочих дней…», «…в количестве 10 (Десяти) единиц…».

    Следует проявлять аккуратность в указании единицы измерения срока; в частности, следует различать рабочие и календарные дни.

    Для того, чтобы установление в регламентах или иных локальных нормативных актах дополнительных функций, прав и ответственности не противоречило должностной инструкции, достаточно вставить в должностные инструкции положения о том, что: «работник… руководствуется … иными локальными нормативными актами Общества», «работник выполняет функции, … возложенные на него иными локальными нормативными актами Общества», «работник пользуется правами, установленными иными локальными нормативными актами Общества», «работник несет … ответственность в случаях, предусмотренных иными локальными нормативными актами Общества» и т.п. Ясно, что перечислять в должностной инструкции или в положении о подразделении все имеющиеся в Обществе локальные нормативные акты «поименно» нужно только в случае крайней необходимости.

    В ходе проверок (аудитов) проверяется, в том числе, соответствие документированных результатов исполнения процесса фактическим; поэтому документы, сопровождающие процесс, должны обеспечивать возможность таких проверок.

    Для ограничения этого времени в тексте регламента указывается: « принимает решение <характеризуется вопрос, по которому принимается решение> в срок не позднее <указывается срок> с момента <дается описание события, инициировавшего процесс>».

    Классификатор – нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации .

    Справочник – документ (в организации – нормативный), представляющий определенную информацию в систематизированной форме, определяемой классификационными признаками информации.

    Классификация – первый шаг на пути создания подлинно научного знания. Х.Л.Борхес ссылается на «некую китайскую энциклопедию», где говорится, что «животные подразделяются на: а) принадлежащих Императору, б) бальзамированных, в) прирученных, г) молочных поросят, д) сирен, е) сказочных, ж) бродячих собак, з) включенных в нашу классификацию, и) буйствующих, как в безумии, к) неисчислимых, л) нарисованных очень тонкой кисточкой из верблюжьей шерсти, м) и прочих, н) только что разбивших кувшин, о) издали кажущихся мухами» (см. также , ).

    В приводится пример, когда рабочая группа по унификации бизнес-процессов холдинга «спустила» в управляемые предприятия перечень типовых бизнес-процессов, среди которых значилось «Управление технологическими процессами», без каких-либо комментариев. На местах «технологические процессы» истолковали по-разному: управление основным производственным оборудованием, разработка технологических процессов, организация производства.

    Значение атрибута некоторого объекта определяется контекстом, в котором этот объект рассматривается . Соответственно, для того, чтобы корректно внести в документ значение атрибута, необходимо охарактеризовать контекст. Такие реквизиты, как наименование организации, место, время составления документа, место и время осуществления документируемой операции задают самый общий контекст. Далее, например, лимит затрат задается для определенного подразделения, определенного периода по определенной статье затрат. Всё это будет контекстом для значения объекта «лимит затрат». Соответственно, форма документа, определяющего лимит затрат, должна содержать указание на все объекты, составляющие контекст: подразделение, период, статью затрат.

    Самые общие требования к формам документов содержатся в ГОСТ 3.1130-93. «ЕСТД. Общие требования к формам и бланкам документов» , а также ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Лучшие статьи по теме

Планирование проекта Укрупненный состав процессов планирования
Планирование проекта Укрупненный состав процессов планирования
Биография глеба франка Нефтетрейдер Тимченко пошел в имиджмейкеры
Биография глеба франка Нефтетрейдер Тимченко пошел в имиджмейкеры
Изменение размера оплаты труда: анализ распространенных ошибок
Изменение размера оплаты труда: анализ распространенных ошибок
Категории:
© 2024 zavodilov.ru. Как сделать свой бизнес успешным.